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DESAFÍOS DE LA ATENCIÓN AL CLIENTE PARA SUPERAR

Los desafío de la atención al cliente

Mejora continua de la atención al cliente

Cada persona que se acerca a tu empresa por algún servicio o producto, es un nuevo reto. En la actualidad las necesidades ya no son las mismas de hace 20 años. Además, las personas también esperan una atención al cliente rápida y que responda a sus inquietudes.

Si quieres sobrevivir y avanzar en el mercado tienes que adaptarte a este nuevo escenario. Ahora debes tomar consciencia de que los clientes viven conectados a un dispositivo tecnológico y aguardan por ti. Entonces, como primer paso abres un perfil en las plataformas y redes sociales con más afluencia.

Igualmente, debes ser capaz de interactuar con ese cliente en todo el proceso de compra hasta llegar a la post-venta. Para ello, en la actualidad se cuentan por ejemplo con  asistentes virtuales que puedan responder las dudas de tu público.

Por eso mismo, plantear estrategias para mejorar continuamente la atención al cliente es primordial. También disponer de las vías de comunicación que faciliten el contacto, es la mejor manera de decirle a tu audiencia que te interesa.

Atención al cliente un verdadero desafío

Prepárate para una excelente atención al cliente

¿Cómo te puedes preparar para ofrecer una adecuada atención al cliente? Lo que tienes que hacer es muy fácil sigue estos pasos:

1.- Investiga y genera escucha activa para conocer, además de comprender lo que desean tus públicos. Este paso es fundamental para que puedas idear las estrategias necesarias. De esta manera, las estrategias partirán de la demanda de tus clientes y no de tu forma de verlos a ellos.

Cuando sitúas a tu cliente en el centro de la empresa es más fácil. Podrás adaptar tus procesos de negocio y desarrollar productos y servicios innovadores, que parten del marketing relacional.

2.- Evitar el avance tecnológico se puede convertir en un arma letal para tu negocio. Quedarte con las mismas herramientas no permitirá que avances y que lleguen más clientes. Tienes que ir a donde ellos están para que te puedan buscar.

Supera los desafíos de la atención al cliente

En El Trampolín queremos que superes todas tus pruebas y que tu negocio crezca, te proporcionamos algunos tips:

1.- Primero el cliente

Toma en cuenta que el cliente es lo primero aunque suene reiterativo. Al comenzar una conversación con tu target debes ser lo más cordial posible. Si el cliente está enojado o incluso el empleado tuvo un mal día la educación y el respeto tiene que estar por encima de cualquier circunstancia.

2.- Escucha activa

La idea es que te centres en escuchar de forma concentrada al emisor que en este caso es tu cliente. Este factor es el más importante para asegurar el éxito de la atención al cliente. Por ende, debes trabajar los siguientes puntos:

  • Evitar las distracciones
  • Escuchar sin interrumpir hasta el final al cliente
  • Formular preguntas para obtener más información sobre el cliente. Además, con ello demuestras tu interés en tu público y que estás atento para interactuar.
  • Tomarte el tiempo que necesitas para dar una solución bien pensada.

3.- Transmite una imagen con valores

Durante la atención al cliente tienes que demostrarle a tu público que aquellos valores que proclamas en la realidad tu cotidianidad parte de ello. Por ejemplo, cuando le vas a dar una respuesta o el tiempo que te lleva realizar un servicio tiene que cumplir con la eficiencia como principal valor. En la práctica esto y otros valores como la confianza, la credibilidad, tienen que manifestarse en la realidad.

4.- Ejecutar acciones contundentes

La atención al cliente consiste en acompañar al público desde su petición hasta solventar el problema. Este procedimiento para resolver dicha situación debe ser simple, que no complique al cliente y a su vez que se empleé el mínimo de recursos.

5.- Autonomía del departamento de atención al cliente

El personal de atención al cliente debe tener la autonomía necesaria para buscar una solución a las inquietudes del público. Para ello, cuenta con un equipo preparado, que tenga conocimiento sobre los productos y servicios de la organización.

6.- Facilitar diferentes vías de comunicación

El departamento de atención al cliente, tiene que ser accesible. Contar con diferentes vías de comunicación, es decir, que sea multicanal, para facilitarle al público el contacto con la empresa.

7.- Control de calidad

Mantener un sistema de control de calidad que permita evaluar la atención al cliente durante todo el proceso es primordial. Esto controla todo el sistema, ya sea para mejorarlo o cambiarlo en función de satisfacer las necesidades del público.

8.- Las promesas

Si le prometes algo en particular a tu cliente lo tienes que cumplir. En la actualidad existen muchos recursos para mostrar su insatisfacción con la empresa. No dejes que las promesas incumplidas generen una mala imagen de ti.

9.- Apariencia

Puedes poseer un excelente producto, pero si la apariencia de los empleados no es profesional y acorde a su trabajo, el cliente tomará la decisión de irse.

10.- No generes discusión

Si el público se acerca a atención al cliente a reclamar, el equipo no debe caer en una discusión. El personal tiene que ser lo más respetuoso posible, sin alzar la voz y tratar de buscar una solución lo más pronto

Es prudente que tu equipo de atención al cliente se prepare constantemente para satisfacer al público. Por esta razón, en El Trampolín existen diferentes cursos que pueden realizar para compenetrarse como equipo y responder de la mejor manera.

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TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN PARA LA ATENCIÓN TELEFÓNICA

La atención telefónica atrapa o enfada a un cliente

La llamada telefónica suele ser uno de los primeros contactos que se realiza entre la empresa y el cliente. Por lo tanto, la impresión de esta primera llamada puede suponer un nuevo cliente contento o perdido y disgustado. Cuidar la atención telefónica es crucial para toda empresa.

¿De dónde proviene la imagen telefónica? Pues efectivamente, de las cualidades comunicativas que la persona que hay detrás del teléfono tenga, su escucha y empatía.

La calidad de esta actitud será fundamental para la continuación comercial con el cliente.

Atención telefónica

Variantes de la atención telefónica

Las empresas cuentan con servicios de centralita virtual o call center para tener un contacto efectivo con los clientes. Este contacto puede estar enfocado al lanzamiento de llamadas o a la recepción de las mismas.

Muchas empresas realizan llamadas salientes con diferentes fines, comerciales o no. Se aprovechan para lanzar llamadas a usuarios específicos por algún motivo determinado o a usuarios aleatorios, de manera continua. Entre los motivos más destacados encontramos las campañas de ventas o realización de sondeos.

Al recibir alguna llamada, es el cliente que tiene interés en contactar con la empresa por diversos motivos, consultar dudas, pedir información, etc. De esta manera, la atención telefónica deberá informar, aconsejar y orientar al cliente en todo aquello que éste solicite.

Técnicas de comunicación para ganar clientes

Las llamadas telefónicas pierden el contacto físico entre personas. Por eso, la comunicación, las palabras y la manera de expresar la información, deben ser elementos clave cuando la pretensión es mantener a los clientes satisfechos.

Los empleados encargados de recibir o realizar estas llamadas, deben contar con ciertas características comunicativas para poder llegar a los objetivos empresariales. Sin embargo, tienes que formularte la siguiente pregunta: ¿cuáles son esas técnicas de comunicación?

1.La voz

Obviamente, no importa cuáles sean las características de tu voz, más grave, más aguda, de hombre o de mujer.  Lo importante es mantener un tono cálido y agradable que haga al cliente sentirse acogido y entendido.

En cuanto a la velocidad del habla en la atención telefónica, es recomendable adaptarse a la velocidad del habla del interlocutor. De manera contraria, el cliente puede sentirse incómodo en la conversación.

2. La escucha

Es muy importante saber escuchar al cliente y comprender sus necesidades durante la atención telefónica. Para ello, es recomendable realizar pausas, en las que el cliente se puede ver invitado a hablar.

En la recepción de llamadas, sobre todo, la técnica de la escucha es muy recomendable, ya que ha sido él mismo el que se ha puesto en contacto con la empresa por algún motivo.

En las llamadas salientes también es muy importante escuchar el cliente. Para ello, deben hacerse preguntas que inciten a éste a responder.

3. Resolución de problemas

En canal telefónico se utiliza en ciertas ocasiones para recibir quejas de muchos usuarios. Por eso, es importante contar con la suficiente competencia en resolución de problemas para afrontar este tipo de llamadas.

Son muchas las técnicas a llevar a cabo en estos casos, siempre y cuando puedan gestionarse mediante la llamada telefónica, como son la escucha, la comprensión y mantener la calma.

Recuerda que en estos casos nunca se debe hablar al cliente de “problema”, sino de “solución”.

Atención telefónica para resolver los problemas

4. Conocimiento de la información

Para poder ofrecer un servicio de atención telefónica de calidad es indispensable conocer bien de qué trata la empresa. Además, de su historia, qué comercializa, cómo lo hace, su estructura, proveedores, partners…¡todo!

Sin la información necesaria, el agente no podrá atender eficazmente a todas las respuestas que los clientes necesitan, ni tener las técnicas necesarias para resolver cualquier inconveniente.

5. Personalización

Los signos de reconocimiento hacia el cliente mencionando su nombre, su historia con la empresa (en caso de tenerla) y tratando su asunto como si fuera único. Todo esto podrá realizarse gracias al software de CRM de la empresa.

Para una empresa, es esencial contar con un equipo especializado que conozca las técnicas de comunicación suficientes para ofrecer el mejor servicio de atención al cliente. Gracias a eso, la empresa podrá aumentar el volumen de clientes e incluso la fidelización de los mismos.