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ATENCIÓN AL PÚBLICO: HABILIDADES SOCIALES QUE ENAMORAN

Habilidades sociales necesarias para la atención al público

Una de las claves para la captación, retención y conquista de los clientes es la atención al público. Las empresas cada vez más necesitan personal con habilidades sociales para que sus audiencias se sientan cómodas con el trato. La seguridad en la negociación será fundamental para cerrar cualquier asunto.

Las habilidades sociales se entienden como la capacidad que tenga una persona para comunicarse con los demás. Son personas ágiles para iniciar y mantener una conversación, pedir disculpas y defender su posición.

La atención al público tiene que partir de la responsabilidad individual de cada empleado. Hay que respetar los derechos de los demás, las habilidades sociales no son para imponer nuestras ideas. La manera de comportarse depende de la situación y de las creencias sociales para ese momento, no son universales. Esas capacidades se van forman a través del tiempo y se adaptan a las diferentes situaciones que se presenten.

Otro punto importante es que son conductas asertivas y aceptadas en el contexto cultural que nos desenvolvemos. Por lo tanto, lo que es correcto para nosotros que estamos en algún sitio determinado para otros en otro lugar es incorrecto.

Habilidades sociales en la atención al público

Base de la atención al público

Desde la niñez nos formamos con nuestros allegados, sus conductas tanto verbales como no verbales eran imitadas por nosotros. En esa etapa también aprendimos por instrucción, nos enseñaban cuál debía ser nuestro comportamiento social, como dar las gracias. Las conductas deseables son reforzadas por medio de castigos o premios según el comportamiento del niño.

Según la cultura de la sociedad donde crecemos la forma de educar se puede diferenciar por el género. Por ejemplo, a un niño se le  enseña a tener un carácter más fuerte, a ser líder. En el caso de la niña, a ser más dócil, obediente y sensible con el sufrimiento de los demás.

Conductas manifiestas en la atención al público

A medida que vamos creciendo en lo personal experimentamos 3 tipos de respuestas, una conducta agresiva, pasiva y otra asertiva. Cuando expresamos nuestras ideas con imposición, sin respetar las opiniones de los demás o sus derechos. En esta situación nos referimos a una conducta agresiva.

Al alzar la voz o imponernos verbalmente con gestos amenazantes para invadir el espacio de los demás, es porque deseamos dominio. Por un momento podemos llegar a sentir poder, si las personas no responden a este estilo de conducta. Sin embargo, a largo plazo obtendremos resultados negativos para la empresa, ya que los clientes trataran de evitarnos. Esto significa, que al conducirnos con este estilo en la atención al público perderemos clientes.

El extremo de una conducta agresiva es manejarnos de forma muy pasiva ante los demás. Es decir, no expresamos nuestros sentimientos y pensamientos con claridad. Son personas que bajan la mirada, usan un tono muy bajo de voz y tiene una postura inadecuada. Anteponen sus objetivos propios por alcanzar lo que desean los demás. La frustración va creciendo y en algún momento puede estallar.

Ideal es expresar nuestros sentimientos y pensamientos de forma directa y con respeto hacia las demás personas. Cuando manejamos este tipo de comportamiento nos referimos a que contamos con una conducta asertiva. Al comunicarnos de manera clara y precisa con un tono adecuado, esto ayudará a tener una postura corporal apropiada, relajada y con movimientos del cuerpo pausados.

La asertividad permite llevar a nuestro receptor a un ambiente amigable y por lo tanto, contar con una excelente atención al público. Definitivamente, este tipo de conductas atrae más al cliente y determinan su fidelidad.

Habilidades sociales para la atención al público

1.- Aprender a escuchar

Ponte en el lugar del cliente, acepta las críticas, busca como puedes cambiar y adaptarte a las necesidades del público. El cliente quiere ser escuchado y que tomen en cuenta su opinión, esto es una oportunidad para diversificar el producto.

2.- Mejora la comunicación

Estudia a tus públicos, segmenta las audiencias, identifica los canales de comunicación que utilizan tus clientes. Verifica  las vías de comunicación que  son más eficaces para la atención al público como el teléfono, vía online o personalmente. Cuando tienes habilidades sociales basadas en una buena comunicación es más fácil mantener excelentes relaciones con los clientes.

3.- Trato humano y sincero

El cliente admira la honestidad, que le expliques el procedimiento que ejecutarás y hasta donde puedes llegar. No prometas lo que no puedes cumplir. Ellos valoran el trato humano que le das.

4.- Demuestra ser un experto en el tema

Busca diferenciarte de los demás, que el cliente sepa que tu marca es distinta a la competencia. Agrégale valor a tus productos, al saber comunicar todas sus características y la filosofía empresarial. Una de las habilidades sociales más importante es que demuestres seguridad y experiencia en el tema. Si por el contrario, demuestras nervios el cliente dudará que eres una persona calificada y tus productos quedarán fuera de su elección.

5.- Lenguaje corporal

Una buena atención al público parte de la manera como nos presentamos y nos expresamos ante ellos. Esto no solamente habla de ti, también de la empresa a la que representas. De acuerdo al tipo de cliente que te dirijas demostrarás un lenguaje más fresco o con más seriedad.

6.- Aprende a trabajar bajo presión

Mantener la calma será fundamental para que no pierdas el control y puedas resolver todas tus tareas de manera ordenada. Identifica lo que puedes hacer en el momento y lo que no, solicita ayuda de algún compañero si es necesario. Es importante que el cliente no sepa que estás sometido a una fuerte presión.

7.- Conoce a tu empresa y el mercado

Para que puedas desarrollar tus habilidades sociales de forma eficaz, debes conocer muy bien la empresa donde laboras. Todas las personas que trabajan con atención al público saben que es primordial conocer a la empresa. De igual manera, estudia el mercado y sus tendencias. El cliente le agrada que le ofrezcas una evaluación del mercado y de futuros escenarios que desconocía.

La comunicación tanto verbal como corporal comunica lo que realmente queremos para nuestros públicos y su satisfacción. Saber comportarnos y comunicar será la clave para nuestro éxito en las relaciones con los clientes. En El Trampolín os ayudamos a que podáis tener más soltura en vuestras negociaciones y convencer vuestros clientes.

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El entorno empresarial – Gestión de los impactos externos

Toma de decisiones en el entorno empresarial

El entorno empresarial y la gestión de los impactos externos

Antes de entrar en materia sobre la toma de decisiones en el entorno empresarial que afecta a cada negocio, se ha de conocer el concepto para entender este artículo. Cuando nos referimos al entorno empresarial, son factores externos que impactan de forma positiva o negativa en el desarrollo organizacional.

La empresa para poder tener una toma de decisiones en el entorno empresarial basándose en la situación exterior, necesita evaluar. Un diagnóstico claro permite impulsar el accionar de la organización en pro de adaptarse al entorno cambiante. La incertidumbre también forma parte en dirigir la estrategia comunicacional y operacional de una organización. Mientras más sepas de tu entorno menor serán los riegos.

Entorno empresarial específico

Nos referimos a los factores cercanos que influencia la actividad de la empresa de manera directa. Por otro lado, la empresa también es capaz de influir en estos factores de forma positiva mediante una estrategia comunicacional.

Los factores más comunes que pueden intervenir en el entorno empresarial específico son:

  • Recursos humanos
  • Clientes
  • Proveedores
  • Competencia

Las empresas necesitan contar con un equipo humano que consolide sus objetivos y esté comprometido con ella. El trabajo de todos los miembros de la empresa se tiene que ver reflejado en la demanda de los clientes. La toma de decisiones en el entorno empresarial dependerá de lo requerido por parte de los clientes, al igual que la estrategia comunicacional. Las organizaciones tienen que comunicar lo que están haciendo para que el cliente sienta el compromiso de la empresa.

En relación a los competidores, la empresa debe conocer quiénes son y qué hacen, así como su estrategia comunicacional. Al estudiar la competencia se establece la planificación para posicionar en el mercado los servicios o productos y la firma.

Para que se pueda lograr un producto final exitoso, las empresas están obligadas a elegir apropiadamente a sus proveedores. La elección del proveedor o aliado forma parte de la toma de decisiones . Elegir bien y conocer los procesos que realizan los proveedores, es fundamental para ganar la confianza de los clientes.

Una mala decisión en la escogencia del proveedor puede acarrear pérdidas y afectar la imagen de la organización. Veamos un ejemplo de este caso particular en la siguiente explicación.

Entorno empresarial difícil

Como mencionamos anteriormente un proveedor puede desfavorecer la imagen que tenemos con nuestros públicos. Un ejemplo de ello, es Cargill, proveedora de aceite de palma de Nestlé para elaborar el producto Kit-Kat. Resulta que Nestlé desconocía la alianza que tenía su proveedor con la empresa Sinar Mas, quienes vendían dicho aceite.

La organización Greenpeace comenzó a acusar a Sinar Mas y a Nestlé por apoyar la deforestación en Indonesia. El problema comienza cuando esta organización decide modificar el logo de Kit-kat y colocarle “killer”, es decir asesino.

La campaña anti-Nestlé fue brutal y la compañía para reducir sus efectos impulsó la estrategia de la censura online. Esta fue la peor toma de decisiones en el entorno empresarial de Nestlé para solventar esta crisis.

Según un estudio de la Agencia Digital Smartup, los mensajes corporativos han pasado a segundo plano en la actualidad. Los clientes buscan más empresas que admitan sus errores y tengan un trato más humanizado. De igual manera, se considera que fue un grave error de Nestlé actuar de manera autoritaria.

Sin embargo, el cambio de estrategia comunicacional tras una evaluación de su entorno empresarial fue pertinente. La nueva toma de decisiones en el entorno empresarial de los medios digitales y sociales por parte de Peter Blackshaw, trajo buenos resultados. El hecho de cambiar el discurso, sentarse con la organización Greenpeace, mudar de proveedor y aplicar proyectos medioambientales fue fundamental. Esto condujo a la reconciliación de ambas partes.

El entorno empresarial

Nos referimos a los factores donde la empresa no tiene el control y no puede influir en ellos.  Forman parte del entorno empresarial general factores como: económicos, político-legal, tecnológicos, socioculturales, ecológicos, entre otros.

Cualquier emprendedor que decide formar un negocio tiene que conocer algunos aspectos donde se apuntará su actividad comercial. Contexto empresarial:

  • Sistema político-económico: liberal, comunista, capitalista, autoritario, etc.
  • Leyes: bases legales que rigen vuestra actividad comercial, incluyendo derechos y obligaciones.
  • Tecnología: conocer el acceso a los recursos tecnológicos necesarios.
  • Ecológicas: determinar los controles para la producción, acceso a materias primas, entre otros.
  • Aspectos socio-culturales: nivel educativo, valores y clase social de la población.

Toma de decisiones en el entorno empresarial

El efecto del entorno en la toma de decisiones

La toma de decisiones es la mayor responsabilidad que un líder posee, porque de ello dependerá los resultados. Las decisiones diarias pueden ser tan fáciles como complejas y se clasifican en:

  • Rutina

Son aquellas situaciones que se presentan continuamente y que el líder ya sabe que debe hacer. Por ejemplo, un gerente de operaciones de un agente aduanal conoce el procedimiento que debe seguir para exportar alimentos. En tal sentido, tomará las previsiones para evitar inconvenientes en su salida.

  • Emergencia

Son situaciones inesperadas que obligan la toma de decisiones de forma inmediata. Un ejemplo de ello, es la empresa Nestlé, en el momento que surge la problemática con Greenpeace. En estos instantes, la estrategia comunicacional puede jugar un papel trascendente para evitar mayores conflictos.

  • Estratégicas

Estas decisiones se toman con la mayor tranquilidad posible y sin presiones de ningún tipo. Se consolidan los objetivos a través de la elaboración de un plan estratégico para cambiar el curso de la organización.

  • Operativas

Nos referimos a los cambios en los procesos operativos para mejorar un área en específico. Los cambios operativos se ajustan a las políticas de la empresa y a las demandas del cliente.

Concluyendo:

La dirección estratégica de cualquier organización requiere de creatividad, de nuevas habilidades para reinventarse y anteponerse a circunstancias difíciles. Tener una visión clara del entorno empresarial será vital para la toma de decisiones en el presente y futuro.

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La importancia de la comunicación activa

La importancia de la comunicación en las organizaciones

Comunicación activa una constante en el mundo de las organizaciones

La comunicación activa fortalece las organizaciones, pero también cuando no existe se perjudica su productividad. Los receptores deben ser totalmente receptivos al mensaje, comprender y analizar la información, sorteando muchas veces las barreras comunicacionales.

La comunicación activa en las organizaciones Ellos también tienen que estar sujetos a evaluaciones constantes en la forma de expresar sus ideas o indicaciones. Los fallos en el cumplimiento de las tareas designadas pueden ser tanto del emisor como del receptor.

La comunicación activa en las jerarquías.  

Cuando nos referimos a jerarquías hacemos énfasis en la estructura organizacional con sus divisiones departamentales y unidades de mando. Esta estructura se consolida en función de la actividad de la empresa y del tipo de organización.

  • Las organizaciones pueden ser horizontales para que sus miembros sean más participativos y tengan comunicación más accesible con su liderazgo.
  • Al contrario de estas organizaciones, se encuentran las verticales donde parten de trabajos predefinidos y poco creativos.

Al desarrollar la estructura de la organización determinando las áreas, funciones y competencias de cada unidad, algunos se olvidan de la comunicación. Suele pasar especialmente con los nuevos emprendedores, quienes pierden la perspectiva en función de obtener dividendos sin pensar en desarrollar aspectos comunicacionales. Por tal motivo, se presenta deficiencias en el flujo comunicacional y otras que afectan la comunicación activa.

La comunicación activa y el coaching

Un consultor organizacional detectará los problemas comunicacionales y dará su opinión para el uso de los canales y líneas correspondientes. La opinión del consultor será en general sobre las formas de transmitir el mensaje. En cambio, en los procesos de coaching se detectará las barreras comunicacionales colectivas e individuales para mejorar la comunicación activa.

Las barreras comunicacionales se presentan por factores psicológicos como emociones y el perfil histórico de los involucrados. El factor físico como discapacidad auditiva o interferencia son parte de las causas que no exista una comunicación activa eficaz. Otro de los inconvenientes es el lenguaje, cuando no comparten el mismo nivel educativo o se expresan de forma diferente. Todos estos factores dificultan que el mensaje se capte con total normalidad y en su máxima expresión.

Coaching como apoyo en la estructura organizacional

El coach debe tener una actitud paciente no llegar a conclusiones apresuradas antes de que concluya sus argumentos el coachee. Un coach se convierte en el reflejo de la otra persona, el coachee analiza sus errores y busca soluciones. Durante los procesos de coaching se abren los caminos para romper las barreras de la escucha activa.

En la estructura organizacional existe un proceso de comunicación entre diferentes áreas y en los mismos departamentos. Mientras más alejado se esté del liderazgo mayor es el riesgo que la información o instrucción llegue distorsionada. En tal sentido los emprendedores deben tratar de colocar unidades de mando más cercanas a sus trabajadores.

Tips para mejorar la comunicación activa

  • Dejar de hablar en el momento oportuno:

En los procesos de coaching se le sugiere al coachee no interrumpir al emisor y evitar tener una conversación paralela. Además, es un error mientras escuchamos dejar que nuestro interior comience a expresarse perdiendo el hilo del discurso.

  • Liberar la mente:

En la estructura organizacional suele ocurrir que las directrices llegan con dificultad, pero el chisme corre como pólvora.  Esos rumores muchas veces ocasionan que el receptor tenga una idea de lo que él supone que le dirán. La idea es que exista una comunicación activa en una mente receptiva al mensaje sin pensar en nada más.

  • Evitar practicar la escucha selectiva:

Es conveniente que en las reuniones de toda o una parte de la estructura organizacional practiquemos la escucha sin apuros. Al estar agitados o con muy poco tiempo sucede que escuchamos ciertas partes y otras no. Allí se producen los errores más comunes al realizar nuestras actividades cotidianas por no seguir instrucciones.

Aspectos no verbales en los procesos de coaching

  1. Al cochee se le anima durante los procesos de coaching a mantener una postura adecuada para escuchar a su interlocutor. Así como nosotros notamos el tono de voz y expresiones del emisor, él también se dará cuenta si estamos interesados.
  2. Otro aspecto a considerar es proporcionarle al emisor gestos de afirmación de que su mensaje es entendido completamente, sin problemas. A parte de los gestos en los procesos de coaching se reafirma la necesidad que el receptor haga preguntas. Igualmente tiene la opción de formular preguntas o parafrasear lo que dijo su emisor.

Los procesos de coaching ayudan a revisar que sucede con nuestra comunicación activa. Si nosotros somos buenos hablantes, pero nos cuesta escuchar y entender lo que nos dicen. El coaching nos ofrece herramientas para mejorar nuestra escucha en lo profesional y en lo personal. A pesar de esas herramientas depende de nosotros aceptar lo que deseamos y encontrar las soluciones con ayuda del coach. Optimiza tus conversaciones y la forme de percibir las instrucciones.

Las empresas trabajan para influir en la sociedad, ellos quieren que sus clientes sepan las bondades que tienen para ofrecer. Persuadir al público es parte de su objetivo, sin embargo, estos niveles de motivación pueden llegar a todas sus audiencias. Una comunicación ideal se logra a través del respeto mutuo entre las partes interesadas. Una empresa no puede estar de espaldas a su público. Las organizaciones exitosas ejercitan la comunicación activa con todos sus públicos tanto externos como internos.

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Medios digitales corporativos y los esquemas empresariales

Los medios digitales adaptados a los nuevos esquemas empresariales

Medios digitales corporativos se adaptan a los esquemas empresariales

Para las empresas familiares y tradicionales en el mercado resulta difícil llevar a cabo la transición al cambio tecnológico. Algunas empresas les cuesta crear esquemas empresariales capaz de adaptar las comunicaciones a los nuevos medios digitales corporativos.

En esta época todo el mercado se mueve bajo conceptos y herramientas tecnológicas. Los clientes se han convertido en más digitalizados, existe una dependencia y necesidad de tecnología para lograr una comunicación efectiva.

Las empresas deben pensar en función de su público interno y externo porque la era digital envolvió a ambos públicos sometiendo a la empresa a asumir nuevos retos.

Para lograr transformar las comunicaciones en medios digitales corporativos es necesario formar al equipo en el área de las comunicaciones tecnológicas.

Nuevo concepto de reputación

Las estrategias comunicacionales de ahora evalúan las producciones escritas o audiovisuales que circulan en internet sobre la organización para poder mantener su buena reputación.

Una manera de mantener activo los medios digitales corporativos es a través de contratar personas ajenas a la empresa y  que puedan generar mensajes institucionales.

Contratando autónomos y externalizando la contratación (“freelance o outsourcing“)  son opciones paralelas cuando la empresa no cuenta con el equipo humano capacitado para fortalecer su comunicación efectiva online.

Caso contrario al anterior planteamiento, es obligación de la organización formar a su equipo para resguardar la imagen corporativa online. Aunque exista la capacitación se recomienda crear una manual de identidad e imagen para los nuevos ingresos. Los medios digitales adaptados a los nuevos esquemas empresariales

Beneficios de la digitalización

  • Las empresas al tener un perfil en las redes sociales pueden generar opiniones positivas y controlar aquellas negativas.
  • Puede obtener información de las preferencias, aciertos o desaciertos de sus proyectos en la Web 2.0.
  • Las redes sociales permiten generar contenido viral y transcender las fronteras.
  • Promueve que su personal tenga acceso a la información de una manera rápida y oportuna.
  • La información se resguarda con copias de seguridad en el sistema que se esté utilizando.
  • Los medios digitales corporativos crean un compromiso de sostenibilidad con el medio ambiente.
  • Ayuda a mejorar las proyecciones en el mercado.
  • Apertura a nuevos negocios.
  • Propicia la comunicación efectiva entre los el público interno y externo.
  • Las estrategias comunicacionales entrarán en acción y disponibles de forma diaria para el público externo.
  • El cliente siente más cercanía con la empresa al tener disponible la información usando su portatil, tablet o el móvil.
  • Contar con los medios digitales corporativos como: intranet, correo, redes sociales, blog, web, entre otros recursos.
  • El contenido puede ser visualizado por mayor número de personas, dando lugar a un mayor alcance.
  • Los medios digitales generan otras oportunidades laborales.

Se puede notar que existen numerosos beneficios para optar por la tecnología digital. Los medios digitales corporativos tienen que ir acompañado de estrategias de contenido para ese tipo de formato.

Proceso de digitalización

Al adaptarse a los medios digitales corporativos se producen cambios culturales, metodológicos, estratégicos, planes de negocios, entre otros. Por esa razón es recomendable aplicar un plan de acción que involucre a todos sus miembros.

El plan de acción de desarrollo de los esquemas empresariales dan lugar a actividades como:

  • Las principales unidades de mando crean estrategias comunicacionales adaptables al formato digital y a los requerimientos del público.
  • Se necesita conocer a su público: cuál es el medio que más utilizan y qué tipo de información les interesa.
  • Capacitar y motivar a sus trabajadores a lograr una comunicación efectiva a través de la digitalización.
  • Conformar los equipos profesionales internos y consultores externos que ayudaran a esta transformación.
  • Definir el método de trabajo.
  • Tomar en cuenta la capacitación de sus recursos humanos para que puedan realizar estrategias comunicacionales adaptables a la digitalización.
  • Crear herramientas de control y seguimiento para evaluar el comportamiento del público.
  • Indicadores de evaluación  de resultados para la estrategia comunicacional digital.
  • Dar espacio a las correcciones y nuevas decisiones competitivas luego de obtener el resultado final de la evaluación. 

Herramientas digitales

Cuando los pasos de nuestro plan de acción incluyan el pre, durante y después de su ejecución. Entonces tendremos la visión global para contar con herramientas que nos puedan ayudar a organizarnos.

Cuando buscas organizar tu tiempo mejor  y el trabajo puedes emplear ciertas herramientas digitales como Trello. Este recurso tecnológico organiza tus proyectos y los de tus compañeros de trabajo.

Los documentos guardados en Google Drive pueden estar al alcance de tu mano cuando lo desees. También su sistema facilita agregar comentarios sobre algún documento en específico.

Existen otras herramientas de apoyo para la comunicación efectiva y de diseño de imagen como: Canva, Easelly, Receite, entre otros.

Para facilitar la gestión  de redes sociales en relación al contenido que se publica como conocer los resultados del feedback, puedes emplear Hootsuite, Nuzzel y SocialClout.

De igual manera, es sencillo optimizar el posicionamiento SEO conjuntamente con el trabajo del contenido de las comunicaciones. Lo que se dice en los blogs o páginas webs por medio de aplicaciones como Yoast y Seomastering.

Algunas empresas especialmente en Instagram buscan ganar seguidores con videos cortos y llamativos innovando en relación a la actividad que desempeñan. Para editar esos videos lo hacen con la herramienta gratuita, llamada LightworksUn dato curioso de Lightworks, es que se usó para el montaje de algunas películas de la gran pantalla  como El Lobo de Wall Street y El discurso del rey.

Los avances tecnológicos obligan a las empresas a tomar estrategias de comunicación efectiva y de negocios. Por ello es determinante tener claros los esquemas empresariales con el rol de comunicación. La empresa que no se adapte a estos cambios propiciará rápidamente su caída. No le tengas miedo al cambio. Asesórate con expertos en comunicación corporativa y en posicionamiento web.

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Cómo tener reuniones más efectivas en tu equipo u organización

Equipo y organización

Cómo tener reuniones más efectivas en tu equipo u organización

Equipo y organización. Es frecuente que en los equipos y organizaciones se realicen reuniones que no conducen a nada o que conducen a objetivos distintos de los que se habían planteado en un inicio.

La mayoría de reuniones de este tipo se desarrolla bajo una especie de anarquía en la que los roles no están definidos con antelación.

La herramienta que proponemos se define como reuniones delegadas y si bien, no es la única, su efectividad está más que probada.

Sin embargo, aclaramos que cada equipo y organización es única, así que debe adecuarse al contexto propio de cada caso.

Es importante tener en cuenta que la “reunión delegada” se concibió para estructuras donde hay equipos constituidos con una jerarquía definida y donde sus integrantes, al menos, la mayoría de ellos, permanece de forma permanente en el equipo.

Otro aspecto que primó en su diseño, fue el hecho de que el equipo se reúna con frecuencia de forma sistemática. Por ejemplo, con periodicidad quincenal, mensual, bimensual, etc.

La idea es que puedan hacer seguimiento de lo que logren en cada reunión. Por tanto, no recomendamos su empleo en equipos que se reúnen esporádica y aleatoriamente.

Para culminar con las recomendaciones iniciales, tampoco sugerimos este tipo de reuniones si la participación es unidireccional, su espíritu es para un equipo.

Comenzamos con el desglose de los elementos más importantes para realizar reuniones delegadas.

Preparación del contenido:

La agenda es importante y esta debe ser distribuida a los participantes con antelación. Además, debe incluirse el material de lectura sobre el que los miembros participantes tienen que estar informados.

El material debe pasar por revisión previa de la persona encargada. En caso de que se incluyan diapositivas para proyectar, recomendamos atender a criterios que permitan la “liviandad” de la información.

La mayoría de las veces, menos es más. Hay ocasiones en que el material desborda en creatividad o datos pesados que no tienen conexión directa con el objetivo de la reunión.

Siempre existe la posibilidad de mejorar en el proceso, por eso, una vez que hemos hecho la toma de conciencia acerca del material que compartimos en las reuniones, se puede hacer mejoras a mediano plazo y continuar evaluando la eficacia.

Como parámetros evaluadores generales revisaremos que el material no aburra y que sea pertinente a la reunión.

El proceso de decisión:

En los equipos y organizaciones tradicionales, el líder funge como un “hombre orquesta”.

Hay quienes incluso participan de cada parte del proceso: preparan el contenido, fijan la agenda, proponen y toman las decisiones, aun cuando parezca que admiten opiniones y participaciones de los demás componentes del equipo, hacen el seguimiento, preparan el lugar, etc.

El “hombre orquesta” le hace poco bien al desarrollo de las reuniones. Aquí es donde resulta fundamental la labor del coach, pues en procesos centralizados como el que mencionamos, su trabajo es proponer y promover la colaboración transversal en las reuniones.

El rol centralizador del líder resulta paradójico, sobre todo en la actualidad porque más de una organización promueve la apertura y la política de delegación, cuando, puertas adentro, no actúan de esa forma.

Una reunión puede decir mucho de la cultura de la organización, pues si sus integrantes la asumen con pasividad, la realidad general puede indicar la misma tendencia.

Si queremos equipos activos, cuyos integrantes sean generadores de alternativas, entonces debemos tener reuniones donde ese sea el espíritu.

Equipo y organización, los roles delegados:

Antes de especificar roles específicos para la reunión, el rol principal que cada uno debe asumir es el de participante. De esta forma, cada integrante asume una cuota de responsabilidad.

Al fin y al cabo, todos pertenecen a un mismo equipo u organización y ello debe primar en el contexto inicial.

Posteriormente, cada quien asume su participación en orden jerárquico. Debemos recordar que los títulos y los cargos de cada participante revelan su participación, responsabilidades y prioridades en el equipo y hacia la organización.

Si en la reunión hay, por ejemplo, un conjunto de vicepresidentes, de distintos departamentos, cada directivo tiene como prioridad los intereses de la organización.

En segundo lugar, quedan las prioridades de su departamento.

Así logramos cada uno tenga mayor implicación en todos los asuntos del equipo y de la organización. No se trata de que los conozca a fondo, pero sí que pueda revisar y apoyar con conocimiento básico los procesos que se traten y propongan en la reunión.

El resumen de este punto pasa por aclarar que lo primero es el equipo y lo segundo el departamento, por ello, las diferentes labores que cada uno desarrolle, no deben ser impedimento para que todos conozcan los aspectos básicos de la reunión.

Equipo y organización

Las reuniones serán mucho más productivas con una buena organización

El moderador:

Recurrimos a una metáfora sencilla para ejemplificar su labor. En sus manos posee las cuerdas de la reunión, que afloja y recoge conforme esta sea más o menos armónica.

Como participante de la reunión también debe exponer sus criterios conforme a la prioridad del equipo u organización.

Sin embargo, la balanza de su trabajo debe inclinarse hacia la dirección, hacia la vigilancia de que cada rol asuma con responsabilidad su participación.

Cuando decimos que el moderador tiene connotaciones especiales es porque incluso su corporalidad debe ser especial. Sus tareas pasan por conducir la reunión hacia el objetivo planteado desde el inicio.

Él evita las digresiones, las idas por las ramas y mantiene el cauce del encuentro.

Regula y administra. Es capaz de plantear pausas para reenfocar la reunión, acercarse y alejarse de los participantes para invitarlos a concretar sus intervenciones.

Puede alterar el ánimo con sus acciones. Si la reunión se torna tosca, entonces suavizará el tono y viceversa,

Habrá momentos en que valga la pena admitir comentarios creativos, habrá algunos en los que no.

También debe estar atento a los tiempos que se fijaron con antelación. Algunas participaciones se extienden más de lo realmente necesario y contribuyen a que los participantes se distraigan o aburran.

El que presiona las decisiones:

Su labor es ejercer presión para que el equipo concrete objetivos en la reunión, para que tome las decisiones. Para ello, debe tomar apuntes y llevar un registro de los esencial que cada participante aporte.

Su hoja de ruta está marcada por preguntas del tipo:

  • ¿Llegamos a una decisión?
  • ¿Es este el tema por el que convocamos la reunión?
  • ¿Puedes reformular lo que dices para que sea una decisión?

Él será el encargado de presionar para que cada participante asuma sus responsabilidades y las condicione a tiempos y otras especificaciones de cumplimiento.

Una promesa sin condiciones de satisfacción y garantía tiene poca validez y genera poco compromiso, por no decir que nulo.

Las acciones y plazos que cada uno formule deben quedar registradas por escrito. Para que se formalicen los compromisos.

Es importante resaltar que, aunque su labor incluya revisar responsabilidades no debe convertirse en un perseguidor para que se cumplan.

En todo caso, podrá hacer revisión periódica (quincenal, mensual, bimestral, etc) de los acuerdos a que cada participante de la reunión se haya comprometido.

El co-coach:

Este rol es asumido por uno o dos integrantes del equipo y su intervención se reduce a la parte final de la reunión. Lo ideal es que tenga participación durante 15 minutos por cada dos horas de reunión.

Su labor es aportar juicios y hacer observaciones generales sin que estos lleguen a ser sentencias. Por tanto, sus frases deberían ser responsabilidad suya y comenzar con palabras como: “creo, pienso que, opino que”.

Un ejemplo de un aporte de valor a la reunión sería algo del tipo:

“Creo que Juan y Pedro pudieron haber sido más concretos. Esa es la invitación que les hago a ambos para una próxima reunión”

Sus intervenciones deberían hacerse con estructuras positivas, pues generan alternativas y nuevas posibilidades, en vez de quedarse solo en el juicio.

Debe evitar comentarios del tipo:

“Juan y Pedro se extendieron demasiado y nos hicieron perder el tiempo. De no haber sido por ellos, esta reunión habría tenido sentido”.

Es fundamental diferenciar el co.coach de reunión del coach de equipo. El primero debe formar parte permanente de la organización y se debe rotar con cada reunión.

Con esto logramos que las buenas prácticas conversacionales sean un hábito, lo cual fomentará que cada participante sea capaz de irradiar este comportamiento en la organización.

Equipo y organización: otros roles importantes:

No todas las reuniones son iguales ni tampoco todas las organizaciones. Algunas requieren de técnicos que puedan operar el sonido, la proyección de diapositivas, refrigerios, etc.

Cada equipo y organización incluirá aquellos roles que considere necesarios y relevantes. Así la reunión será productiva, sin dejar de lado la liviandad de su transcurrir.

La designación de estos roles debe hacer con antelación y con el mismo cuidado empleado para los casos que mencionamos en anteriormente.

Ventajas de atender con esmero las reuniones de nuestra organización

Como ya lo mencionamos antes, las reuniones hablan de nuestra organización. La forma en que nos comunicamos en ella dice mucho de las características del equipo y organización.

Pero no solo ello es una proyección de nuestra cultura organizacional, sino que es una oportunidad para impregnar con una cultura determinada los diversos cuadros que la conforman.

En ese microcosmos que son las reuniones, se pueden probar las competencias conversacionales, los modos de ser y hacer de una organización para potenciarlas y hacerlas más eficaces.

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