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Enemigos que amenazan la gestión de tiempo y la productividad

Factores internos y externos que interfieren en la gestión de tiempo

Un día tiene 24 horas que no se podrán recuperar ni retroceder cada minuto, así que no hay vuelta atrás. Nuestra gestión de tiempo se ve afectada cuando no logramos los resultados esperados por no saber administrar el desarrollo de cada tarea.

Para todos la cantidad de tiempo disponible es el mismo. Entonces, tenemos que formular la siguiente pregunta: ¿por qué para otros el tiempo es más fructífero?

Es posible que estas personas sepan identificar cuáles son esos factores que les impiden aprovechar su tiempo. Esto significa que estas personas saben emplear bien cada hora y además, no se dejan dispersar por los ladrones del tiempo.

Diferentes estudios determinan que los ladrones del tiempo pueden robarnos entre 50% y 70% de horas efectivas de trabajo. A veces sentimos que trabajamos mucho, pero conseguimos muy poco. Es decir, empleamos más tiempo en una actividad cuando otras personas la realizan en menor tiempo posible. En tal sentido tenemos que autoevaluarnos.

Gestión de tiempo

Identifica tus ladrones del tiempo

La gestión del tiempo se convierte en nuestro mejor aliado cuando identificamos cuáles son los factores que interrumpen el desarrollo correcto de cualquier actividad.

Factores externos

Algunos factores externos pueden generar que no seamos capaces de ejercer una buena gestión de tiempo. Tal vez algunos de estos elementos te logran distraer como:

  • El móvil:

Una llamada o un mensaje de voz que podemos realizar como emisores ayuda ahorrar tiempo. Sin embargo, también logra distraernos o interrumpir cuando atendemos una llama muy larga. De igual forma, pasa con la mensajería y en especial con las redes sociales.

Si este es tu caso tienes que aprender a desconectar el teléfono cuando sea necesario. Tener el móvil activo genera desconcentración y nos desliga de la actividad que ejecutamos en ese momento.

  • El correo electrónico

Mantener el correo abierto todo el día con ventanas emergentes que nos avisan la llegada de nuevos mensajes, es un error que nos distrae constantemente. La tendencia es que paremos lo que estamos haciendo y procedamos a revisar el correo.

Desconecta la mensajería de correo de cualquier equipo electrónico para que no te distraigas. Es mejor que establezcas horarios para chequear el correo y de una vez responder los mensajes. Te aconsejamos que no revises el correo más de tres veces al día especialmente cuando tienes múltiples ocupaciones.

Programa tus horarios para revisar los correos electrónicos. Para ello, puedes configurar el correo para que te avise los nuevos mensajes en un espacio determinado de tiempo. Así realizarás tus actividades de forma normal y tendrás una gestión de tiempo fructífera.

  • Las reuniones

Cuando en nuestra agenda las reuniones son frecuentes, debemos planificar nuestro tiempo en función de ello. De nada te servirá asistir a una reunión sin el trabajo previo realizado o por lo menos adelantado.

Si eres el encargado de presidir la reunión trata de ser lo más conciso posible, según lo a merite el tema de la misma. Valora el tiempo de los demás también. Igualmente, al tener un horario programado trata de respetarlo.

En el caso de ser asistente a la reunión,  te recomendamos que organices adecuadamente tu agenda. Toma las previsiones ese día y si es posible adelanta las actividades que tienes programadas. La idea es que puedas participar sin ningún inconveniente.

La gestión de tiempo en una reunión de trabajo es fundamental para alcanzar el objetivo de la misma. Por otro lado, evita las interrupciones y la mala organización.

  • La televisión

También es otro instrumento que nos puede entretener y sacar de la concentración que necesitamos en nuestra cotidianidad. Si tú eres del tipo de persona que se acostumbró a tener el televisor prendido la distracción será una constante.

Es preferible que pongas a grabar tu serie favorita a que estés trabajando mirando la televisión.  Si eres un trabajador independiente tú sabrás administrar tu tiempo para terminar tu trabajo y luego ver tv.

Factores internos

  • Falta de planificación

La gestión de tiempo es afectada por la desorganización que podamos tener en nuestra cotidianidad. Cuando no sabes cuánto te demoras en hacer una tarea, tú día será menos productivo.

Al conocer cuánto tardas en desarrollar mejor una asignación tendrás una agenda más coordinada. Además, sentirás que con las 24 horas bastará para realizar todos tus pendientes.

  • La multitarea

Realizar varias tareas a la vez nos quita tiempo para aquellas que son imprescindibles. Evita pensar que eres un ordenador o una persona guay que puede con todo. Pregúntate: ¿qué es más importante? Al responder esa pregunta podrás clasificar mejor las actividades a realizar.

  • La concentración

Esto es un elemento vital para tener eficiencia en la gestión del tiempo. Tienes que decidir entre estar centrado en aquella actividad que te roba minutos valiosos o la tarea que debes hacer. Esto depende exclusivamente de ti. Tú eres la única persona que puede controlar esta situación, aunque también podrías solicitar ayuda con un terapeuta o un coaching para que puedas dominar esta debilidad.

Para algunas personas resulta imposible mantener la concentración en alguna actividad, se distraen fácilmente, así que no te sientas mal si es tu caso. Por eso, cuando se te es imposible, solicita apoyo.

  • La impuntualidad

Al llegar a una reunión con impuntualidad, pierdes el hilo de la conversación, además afecta tu imagen. Igualmente, cuando entregas trabajos a destiempo. A su vez esto puede producir hasta retraso en otras actividades.

  • El perfeccionismo

Si eres este tipo de persona pierdes tiempo en buscar constantemente la perfección. Nunca estás conforme con tu trabajo. Al dedicarle minutos a una tarea y finalizarla, es un error retroceder constantemente porque no estás conforme.

Combate los enemigos de la gestión de tiempo

Determina el tiempo que le debes dedicar a las diferentes tareas cotidianas. Esto es lo primero que debes realizar antes de comenzar a laborar. Si es necesario y estás en la línea de mando aprende a delegar.

También es importante que reconozcas cuáles son los factores que te quitan tiempo. De igual manera, aprovecha en poner en práctica algún método para combatirlo.

Si te cuesta por ti mismo cambiar los hábitos, te aconsejamos pedir ayuda. En El Trampolín nuestras secciones de coaching te pueden facilitar y guiar para que alcances tus metas sin perder ni un minuto más.

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La impaciencia

La impaciencia

Impaciencia: arma perjudicial para la toma de decisiones trascendentales

El ritmo de vida acelerado que llevamos actualmente, causa que podamos desarrollar impaciencia por cada actividad a realizar. La tecnología ha generado seres que aman la inmediatez y olvidan los pequeños detalles  de lo cotidiano.

En medio de la inmediatez muchos perdéis la calma y la paciencia para lograr una buena resolución de conflictos. La salud emocional es lo primero que se ve afectada cuando la impaciencia nos absorbe. Este sentimiento está acompañado de ansiedad, frustración y rabia afectando la toma de decisiones.

Efectos de la impaciencia en la salud física

Según algunos estudios de la Asociación Médica Americana, aparte de afectar la salud emocional y mental, se somatiza en:

  • Hipertensión

Padecimiento más común en las personas que tienen impaciencia, especialmente los jóvenes y adultos contemporáneos. El estrés por ejecutar las tareas en el trabajo de una forma rápida y con buenos resultados genera hipertensión. Las situaciones de irritabilidad cotidiana hacen que aumenta la presión arterial.

Cada vez que os sintáis así, respirad profundo y exhalad.  No intentéis una resolución de conflictos en ese estado, las mejores decisiones se toman con la cabeza fría.

  • Envejecimiento

Las personas con impaciencia afectan más la parte de los cromosomas DNA, responsables de la longevidad. Cuando andamos impacientes creamos las condiciones negativas en contra de la salud emocional y aceleramos nuestro envejecimiento.

  • Obesidad

La vida acelerada consume a este tipo de personas con impaciencia, ya que no pueden esperar por una comida sana. Los lugares de comida rápida se convierten en una predilección hasta el punto de ser constantes perjudicando su salud.

La impaciencia provoca en muchos individuos, la falta de interés por el ejercicio físico, ya que esperan resultados rápidos. El cúmulo de tareas se convierte en la excusa para no hacer actividades que relajen el cuerpo y la mente.

La impaciencia

La impaciencia y el comportamiento

Al presentarse algún problema con los amigos, la resolución de conflictos entra en disyuntiva, se torna difícil por la impaciencia. La capacidad de comunicar y de contar con una escucha activa se vuelve casi nula estando en sociedad. Este tipo de individuos se desesperan cuando la otra persona está hablando, de hecho suelen demostrar gestos de fastidio. En una reunión observan constantemente la hora, miran para todos lados e interrumpen a cada rato.

Este comportamiento tendrá como consecuencia que muchos opten por alejarse del impaciente, perdiendo grandes amistades. La impaciencia logra que las personas que la padecen se queden solas y se vea afectada su salud emocional.

Para los investigadores de Universidad Cardiff, este tipo de personas son más propensas a tener altercados violentos. Para ellos, la mayoría de estos conflictos se producen en la noche y bajo el efecto del alcohol. Esto será otro factor que pondrá en riesgo su salud emocional hasta caer en depresión.

La impaciencia disminuye la productividad

Por lo general, este tipo de personas posponen las asignaciones o actividades más complejas para evitar estresarse. Otra de sus características que afecta la productividad es que les choca esperar por el cumplimiento de cada proceso. Suelen saltarse pasos en el área laboral que recaen en resultados negativos para la empresa.

Los reclutadores y los psicólogos laborales en la actualidad se fijan más en evaluar en qué rango de paciencia se encuentra una persona. Clasificar las tareas en orden de importancia y de urgencia será vital para realizar cada trámite. El respetar los tiempos de cada proceso hará la diferencia, las personas impacientes no pueden tener trabajos que requieran dedicación.

La impaciencia acelera la caída económica

Hay emprendedores que suelen soñar de una forma muy desesperada para convertirlo en realidad, hacen lo que sea para cumplirlo. Algunos se desesperan tanto que afectan su salud emocional y no llegan a una resolución de conflictos con sus socios. Comienzan a endeudarse sin medir el presupuesto con el que cuentan y sus posibilidades de pago de intereses.

Un impaciente con deuda es una mala combinación porque adquirirá más créditos o terminará por ir a la quiebra. La mayoría de este tipo de emprendedores a los 2 años de haber montado su negocio terminan tirando la toalla.

Convertirse en alguien paciente

Aunque no es tarea fácil ser paciente, es cuestión de desarrollar áreas especialmente en la resolución de conflictos, o habilidades sociales. En los momentos que vosotros estéis en una fila de tránsito o esperando que os atiendan, será necesario todo control. Se puede gerenciar la paciencia tomando en cuenta algunos puntos como:

  • Aprenda a realizar ejercicios de relajación.
  • Conozca la música que más os relaja y aquella que logra sentimientos de felicidad en vosotros.
  • Vaciar la mente y mantener pensamientos positivos ayudará a tomar mejores decisiones para la resolución de conflictos.
  • Trate de cumplir con los horarios holgadamente y salir a tiempo para sus reuniones, eso evitará la impaciencia y el estrés de ir contra reloj.
  • Sea más organizado con su agencia, trate de no salirse de  lo que ya tiene previsto.
  • Mantenga su foco en aspectos positivos, no se concentre en expectativas, ya que le puede traer la ansiedad.
  • Busque un coach que os ayudéis a afrontar sus miedos y frustraciones, con quien pueda platicar para sentirse mucho mejor. Cuando estamos tranquilos y soltamos toda carga podemos pensar con cabeza fría.
  • Al estar involucrado en situaciones adversas, tomad el tiempo para analizar el asunto y buscad soluciones. Tener una actitud de autocompasión será perjudicial, vosotros debéis pensar por lo menos en 3 aspectos positivos.

Como vimos en este artículo la clave para ser pacientes es la tolerancia y mantener una actitud positiva. La paciencia es la mejor arma para alcanzar el éxito aunque sea paso a paso. La gestión de la inteligencia emocional es clave para evitar la ansiedad desarrollada por la impaciencia.

El genio del “conductismo“, Burrhus Frederic Skinner, estudia la teoría del condicionamiento del ser humano ante ciertas actitudes.