Sugerencias para mejorar la comunicación

Para que cualquier actividad funcione entre los participantes tiene que existir entendimiento. Por eso, es importante mejorar la comunicación para lograr el objetivo que comparten todos los miembros del equipo.

Si bien es cierto que a la hora de formar un equipo las actitudes y capacidades de sus miembros también cuentan. Mucho de los conflictos parten de esta raíz, pero hay que considerar que existe otro factor, nos referimos a la comunicación.

La coordinación y el desempeño dependen de mejorar la comunicación entre todos los miembros del equipo. Así, evitamos malos entendidos y contradicciones en el momento de realizar alguna actividad.

Etapas para mejorar la comunicación en equipo

En este artículo te presentamos 10 etapas como consejo para mejorar la comunicación en un equipo.

1.- El equipo debe conocerse

A veces te puedes encontrar en la situación de que independientemente que seas el líder o te incorpores a un equipo tienes que conocerlo. Es recomendable que te tomes el tiempo para identificar las herramientas que usan, la cultura que poseen y sus métodos de trabajo. Este primer paso hará la diferencia de forma positiva.

2.- Tres sencillas características del mensaje

Procura como líder que los mensajes sean claros, directos y específicos entre los miembros de todo el equipo. De esta manera, no existirá espacio para dudas ni mucho menos malas interpretaciones.

Como equipo deben evitar caer en el error de pensar que su compañero sabe x procedimiento, y resulta que no se realizó con éxito porque la persona lo desconocía. Actúa con inteligencia, nunca des por sentado de que ya se maneja ese conocimiento. Es preferible tomarse unos minutos en recordar o repasar algo en específico que el trabajo quede mal.

3.- Mejorar la comunicación con reuniones

Realizar reuniones regularmente ayuda a mantener al equipo informado de todo lo que sucede con la empresa.

4.- Al transmitir el mensaje

Lo más recomendable es que todos hablen de forma simple, sin usar palabras técnicas. Además, implementar herramientas de comunicación interna fomenta la transmisión rápida del mensaje. Establece la estrategia más precisa para cada canal que posee la empresa.

Considera dejar los mensajes por escrito, la mayoría de las veces las personas tienden a olvidar lo que se le dice verbalmente. Igualmente, no te olvides de utilizar los recursos tecnológicos como como enviar e-mails y hacer videoconferencia.

5.- Determina los roles del equipo

Es válido que todo el equipo conozca las funciones a nivel general de la empresa. Sin embargo, es fundamental que cada área cuente con una definición estructurada por escrito de dichas funciones. Cada miembro del equipo debe conocer las responsabilidades de sus compañeros y logicamente las suyas.

Estas características que mencionamos anteriormente ayudan a mejorar la comunicación y evitan confusiones. De igual manera, cada miembro del equipo comprenderá como engrana su trabajo con la actividad de la empresa. Los empleados cuando entienden como afecta de forma positiva su desempeño, sienten un mayor compromiso con la organización.

6.- Los miembros del equipo deben saber cuándo responder el mensaje

Tomarse el tiempo para responder un correo de un cliente, por ejemplo, es una excelente estrategia. No es la idea que se tomen a la ligera la respuesta a tu público. Para mejorar la comunicación, todos deben comprender que tienen que pensar una buena respuesta para dar una excelente impresión.

También sucede cuando tenemos que resolver un conflicto, hay que tener mucho tacto y utilizar las palabras correctas para no complicar la situación. Es decir actúa con diplomacia y no te precipites para decir cualquier cosa. Reflexiona y luego emites una opinión.

7.- Generar un ambiente de confianza

El liderazgo es la clave para que los miembros del equipo se expresen con confianza. Al mover las barreras jerárquicas, es más fácil que todos se sientan libres para emitir sus puntos de vista.

8.- Aprender de los errores

Al mejorar la comunicación los errores que se evidencian y se conversan se pueden resolver de una buena forma o simplemente tener más prudencia para no toparse nuevamente con la misma piedra.

Existe una estrategia que ayuda a asimilar los errores, “la gestión del conocimiento”.

La gestión del conocimiento

Se refiere a los mecanismos que posee una organización para potencializar su capital intelectual. El fin de estos procesos es crear desarrollo de ventajas competitivas.

La gestión del conocimiento implementa un sistema de documentación y otras alternativas de la empresa para que no se pierda la información. La mejor comunicación parte de enseñar, pero también tener un respaldo de esas experiencias. No permitas que un empleado se lleve ese conocimiento sin compartirlo.

9.- Generar capacidad de escucha

El saber escuchar no depende únicamente del líder todo el equipo tiene que dominar esta habilidad. Por su parte el líder debe evaluar que los empleados realmente estén atentos. Por ejemplo, en una reunión preguntarle a cualquier miembro del equipo que repita lo que dijo su compañero o que simplemente de su opinión.

La falta de atención en vez de mejorar la comunicación la empeora. La tarea del líder es salvaguardar que esto no suceda para evitar errores y conflictos.

10.- Evaluación y control

Crea como líder la estructura de evaluación y control para determinar si funciona la estrategia. Esto lo puedes hacer a través de diferentes instrumentos como una encuesta, entrevista o cualquier otro sistema.

Si en su equipo no existe la comunicación, es preferible que acudan a un tercero que los saque de ese abismo. No pienses tanto, busca expertos en coaching de equipo como es el caso de El Trampolín, afianza la productividad de tu empresa.