Coaching Organizacional como herramienta de auditoría comunicacional

Auditoría comunicacional. La auditoría comunicacional determina que aspectos se pueden considerar al momento de la intervención del coaching organizacional. Habrá que trabajar con el público interno para mejorar esos indicadores detectados.

El coach buscará conocer el clima organizacional actual de la empresa, así como también su cultura y cómo se desenvuelve el grupo de trabajadores de forma cotidiana.

¿Por qué es fundamental la auditoría comunicacional?

La auditoría comunicacional es un procedimiento aplicado al área de las comunicaciones.  Evalúa los procesos, las políticas y los métodos empleados para atender a los públicos internos y externos de una organización.

Los resultados arrojados por esta herramienta servirán al coaching organizacional para tomar estrategias conjuntas con los participantes de la empresa en pro de mejorar la comunicación.

Los puntos a seguir para realizar una auditoría comunicacional y comprender el clima organizacional son:

1)      Conocer la organización su historia, políticas, planes, filosofía entre otros elementos que le otorgan personalidad a la empresa.

2)      Identificar las características de los stakeholders  o audiencia de interés.

3)      Contemplar una auditoría estratégica que logre identificar los niveles de aceptación de las audiencias sobre la identidad organizacional.

4)      Evaluar las tácticas que emplea la organización para comunicar de manera formal o informal para su público externo o interno.

5)      Analizar los procesos comunicativos y los recursos para ello.

Durante el coaching organizacional el coach debe conocer por medio de los participantes la metodología empleada para obtener los resultados.

La entrevista y encuesta como herramientas para la auditoría comunicacional.

La auditoría comunicacional utiliza como técnica de recolección de datos, la entrevista y encuesta para conocer las opiniones del personal de la organización.

La entrevista se caracteriza por profundizar en los temas y conocer de manera amplia la situación de la mano de sus involucrados.

La encuesta facilita obtener los datos de manera rápida con un número significativo de todos los involucrados. Aunque para tener una idea más amplia del clima organizacional el estudio se realiza con toda la población.

En las encuestas aplicadas a las auditorias comunicacionales se pueden tomar en cuenta:

• Análisis del mensaje:

Se evalúa desde que la información sale del emisor hasta llegar al receptor. El proceso comunicativo requiere conocer las redes de comunicación informal y formal, quiénes participan y cuáles son los puntos donde se bloque la información.

• Experiencia en el proceso comunicativo:

Se formulan preguntas que permitan conocer las experiencias negativas y positivas.  Dentro de la empresa están las pautas que llevan a comprender los indicadores de cada clima organizacional.

• Liderazgo comunicacional:

Se determina cuáles son los grupos que existen en la organización, quiénes son los líderes o intermediarios de los grupos. También se ha de determinar su comportamiento y lo que comunican dentro de la empresa.

¿En qué consiste la perspectiva interpretativa?

Hay aspectos que le permiten al auditor interpretar la situación de manera directa. Gracias a la experiencia del auditor, durante el coaching organizacional, el coach puede obtener sus propias conclusiones de la problemática.

Al realizar una observación directa el auditor al igual que el coach son participes del problema. De esta manera se involucran con el público interno y observan la cotidianidad.

El auditor puede requerir analizar las producciones comunicacionales de la empresa como: documentos audiovisuales o escritos. Esto permitirá conocer cuáles son las fallas y cómo utilizan los recursos comunicacionales de la organización.

El objetivo final de la auditoría comunicacional es lograr los resultados de la investigación para detectar la problemática y sus causas.

Cuando los involucrados de la empresa forman parte del coaching organizacional comienzan a tener una visión más clara de las posibles soluciones para mejorar el clima organizacional.

La cultura organizacional en lo cotidiano.

El clima organizacional se origina de la cultura que existe en cada organización. Esta última se puede detectar en la auditoría comunicacional para conocer la filosofía y la cotidianidad de la organización.

Las empresas tienen su personalidad creada y a veces generan inconvenientes con la sociedad donde radican debido a que no tienen la misma cultura.

Al no contar con la misma cultura se producen inconvenientes en las relaciones humanas y malos entendidos tanto con el público interno como el público externo.

• Ejemplo de situaciones irregulares que se han presentado en el mundo empresarial hay infinidad. En 2013 se realiza una auditoría comunicacional para la empresa Epson en Venezuela. La auditoría de Epson arrojó como resultado que su clima organizacional era completamente inestable y sus líneas de mando no pasaban la comunicación de manera correcta.

En el caso anterior el problema se debía a que su forma de trabajar y su cultura no calaban con su público interno. Además que sus empleados terminaban suponiendo la filosofía de empresa.

Podemos decir que el trabajo del coaching organizacional es conocer la causa del problema y encontrar la solución. En este caso con Epson Venezuela se propuso estabilizar la comunicación entre las líneas de mando. Así como ofrecer mayor formalidad en la comunicación y divulgar su filosofía con los empleados.

• Otro ejemplo a mencionar fue el fracaso de McDonalds en Bolivia por no conocer los símbolos y la cultura de esa sociedad.

Concluyendo:

Para ser contundentes en el mensaje y que llegue sin ningún problema al destinatario. Hay que conocer las necesidades del público receptor para lograr la aceptación del mensaje.

Cuando nos cuesta comunicar hay que proceder a revisar que sucede en la empresa. Si hay problemas para que el mensaje llegue de manera correcta y se cumplan los lineamientos no se está siendo efectivo.

Para mejorar las comunicaciones es necesario contar con una auditoría comunicacional que ayude a determinar las problemáticas y los factores que la generan.

Al seguir las recomendaciones estratégicas del coaching organizacional el clima y los planes comunicacionales para los diferentes públicos comienza a surtir efecto.

Las estrategias comunicacionales deben estar acompañadas de un análisis situacional previo. Para que el plan funcione es necesario contar con una investigación profunda generada por la auditoría comunicacional.