La toma de decisiones grupales consolida el liderazgo de los comités de trabajo

Comunicación asertiva grupal y comités de trabajo. Cuando nos referimos a la toma de decisiones grupales una manera de apreciar en la práctica este aspecto, es a través del liderazgo de los comités de trabajo. Este conjunto de personas se encargará de seleccionar las estrategias que ellos consideren coherentes para la estabilidad y sostenibilidad de la organización.

¿Cómo se conforman los comités?

Los comités viven el siguiente proceso: suelen ser elegidos durante asamblea para realizar una actividad específica,  luego determinan sus objetivos, establecen sus normas y reglas, además de las prioridades en su desempeño.

Para lograr concertar las estrategias de trabajo es necesario contar con una comunicación asertiva grupal que fomente un clima de estabilidad entre todos sus miembros independientemente de las funciones que tengan dentro del comité.

Los comités pueden ser formales o informales. Los formales cuentan con una estructura que infunde autoridad y tiene a su vez obligaciones, este tipo de formalidad es la que se encarga de la toma de decisiones grupales y delegar funciones o actividades en la organización.

Por el contrario, las organizaciones informales se generan de forma espontánea o a petición de alguna autoridad que requiera asesoría sobre algún asunto en particular. Este tipo de comités informales tienden a ser temporales, en el caso de los formales son más permanentes en el tiempo.

Los comités vs tipos de organizaciones.

El liderazgo de los comités de trabajo independientemente de que sea una organización democrática o autoritaria, ayuda a determinar de manera grupal las necesidades y las directrices, que debe seguir la dirección de cualquier empresa que disponga de este tipo de estructura.

 Ventajas de los comités.

• Los comités permiten de forma deliberada discutir sobre varios asuntos clave de la organización y facilitar la toma de decisiones.  Sin embargo, un líder puede solicitar la asesoría de varios especialistas y de ese debate, seleccionar el camino más coherente según los diferentes planteamientos y su percepción.
• El grupo de los comités se forma  por los representantes de cada departamento de la organización y los accionistas, quienes desean resguardar sus intereses o capital. Esto fomenta una comunicación asertiva grupal, que da paso a los diferentes planteamientos que se tengan del problema o tema sometido a estudio, para proceder a elegir vías de acción que permita su regularización.
• La comunicación asertiva grupal, permite realizar una reunión para conocer, informar y dar instrucciones de manera uniforme mejorando el tiempo de respuesta. A su vez coordina de manera más efectiva los planes, actividades y políticas de la organización.
• Algunas veces se deben tomar decisiones que no requieren ir al comité permanente que tenga establecida la organización, se puede recurrir a formar un grupo con los departamentos involucrados en la situación. Por ejemplo:
• Una persona está interesada en promocionar su producto en un canal de televisión, pero requiere el alquiler de algunos equipos para realizar una cuña, resulta que dicho canal no cuenta con ese servicio, sin embargo, el cliente tiene una gran propuesta interesante para el departamento de ventas y el canal cuenta con los recursos para efectuar la negociación. Por lo tanto, el gerente del departamento de ventas, debe reunirse con el departamento de producción y costos para evaluar las posibilidades de cerrar el acuerdo, mediante la toma de decisiones grupales.

Desventajas de los comités

• Hay que considerar que algunas veces el liderazgo de los comités de trabajo se torna como un filtro que retrasa la acción mientras se toma una decisión grupal. De la misma manera puedo ocurrir el dominio de élite o la tiranía de la mayoría, donde un grupo impone sus ideas sobre las minorías.  
• Para estas debilidades de los comités, es necesario entablar una comunicación asertiva grupal que permita dejar establecida, las normas y reglas de su funcionamiento para todos los miembros, que quede claro tanto sus deberes como sus derechos dentro del comité.

¿Cuál podría ser la forma adecuada para que funcione un comité?

• Se debe definir la autoridad que va a tener el comité, ya sea para toma de decisiones grupales o asesorar en algunos puntos específicos al presidente o alguna otra autoridad en la organización.
• El tamaño y la elección de los comités es importante, debe existir un equilibrio entre un la cantidad de personas que lo integren y el objetivo de dicho grupo, tomando en cuenta este último punto se puede elegir quiénes conformarían  el comité, de acuerdo a sus conocimientos, actitudes y habilidades.
• Contar con la elección de un presidente es fundamental para que establezca un orden, integre las ideas, lleve la agenda y conduzca la reunión de manera eficaz para llegar a conclusiones que permitan resolver los temas a tratar, sin perder tiempo.
• La elección del tema a discutir es importante para consolidar el  liderazgo de los comités de trabajo. Hay que tomar en cuenta temas que permitan la deliberación colectiva como casos legales, estrategias de negocios, alianzas, inversión de capitales, entre otros; los asuntos técnicos los puede resolver el administrador del área que le compete como los costos de los productos o servicios.

Comunicación asertiva grupal

 Para lograr una comunicación asertiva grupal, es necesario, que las reuniones finalicen con una minuta que constate los resultados y conclusiones que se hayan expuesto ese día. La persona encarga de tomar nota de todos los aspectos tocados, tendrá que hacer lectura de la misma, hasta que todos sus miembros aprueben lo manifestado en la minuta. Una vez que todos estén de acuerdo con los puntos leídos en la reunión, se procederá a la firma de todo el grupo y se distribuirá dicha minuta a todos los involucrados.