7 Tips para dirigir una reunión de trabajo
TIPS PARA DIRIGIR UNA REUNIÓN DE TRABAJO SIN PERDER EL TIEMPO
En estos encuentros laborales sin previa organización se suele perder mucho tiempo, ya que se desconocen las prioridades. En tal sentido, es fundamental contar con algunos tips para dirigir una reunión de trabajo que sea efectiva.
Para resolver este inconveniente los dirigentes deben tomar la batuta y liderar esa reunión. Es recomendable comenzar con la planificación, ya que evitará gastos de tiempo y dinero.
Una reunión puede resultar costosa para una empresa. Esto depende de diferentes factores como: traslado, número de horas de producción que pierde el empleado y refrigerios en caso de ser necesario.
Lo mejor que puedes hacer es determinar los motivos para convocar a una reunión y su importancia. De esta manera, sabrás qué buscas, ya sea la resolución de un conflicto, encontrar soluciones o discutir toma de decisiones.
Ahora que ya sabes cómo debes evaluar si realmente es necesario la reunión, en el caso de que la respuesta sea afirmativa te ofrecemos algunos consejos. Planifica, dirige y coordina el encuentro de la siguiente manera:
1.- Planifica la reunión de trabajo
No planifiques a última hora, toma el tiempo necesario para tener todo listo. Sin la planificación estos tips para dirigir la reunión de trabajo son nulos. Tu primer paso tiene que ser armar toda la estructura e incentivar al orden.
¿Cuántas veces te reúnes con tu equipo de manera inmediata como si fuera una reunión de urgencia?
Desde El Trampolín estamos seguros que la mayoría de las veces acudes a la improvisación. Tal vez ni pensaste en que las personas que tienes a tu cargo dejan de realizar su actividad por acudir a una reunión que le quitará tiempo.
Cuando te planificas y determinas hasta el tiempo, tus empleados deberían considerar organizar sus tareas para acudir con buena disposición a la reunión.
Seleccione al personal necesario en la reunión
Probablemente cuentes con un equipo de 10 a 20 personas, evalúa si todos tienen que estar en la reunión. En el caso de que no sea necesario la asistencia de todos, selecciona al personal que debe estar presente.
El planning como parte de los tips para dirigir una reunión de trabajo
Realiza este tipo de documento para especificar el motivo de la reunión, objetivos, temas a tratar y el tiempo estimado que se tomará cada punto. Enviar este el planning con antelación conjuntamente con la convocatoria a la reunión.
Elección del espacio
Para que las reuniones sean efectivas y logres el objetivo deseado es fundamental la elección del espacio. Reserva la sala de reuniones con anticipación y evalúa si cuentas con el material necesario para realizar dicho evento.
Busca lugares que se adapten de acuerdo a la actividad que vas a realizar. Si requieres que tus asistentes estén realmente concentrados procura espacios donde nada ni nadie los interrumpa.
2.- Cumple los tiempos no puede faltar como parte de los tips para dirigir una reunión de trabajo
Es recomendable realizar la reunión en las primeras horas de la mañana, con la finalidad de que tu personal pueda continuar el resto del día con otras actividades.
Para que la reunión sea más amena y menos tediosa evita que pase de los 45 minutos. Toma en cuenta estos tips para dirigir una reunión de trabajo de forma concreta, resolutiva y rápida.
De igual manera, para que puedas iniciar el encuentro con el pie derecho y respetar los tiempos exígele a los asistentes que sean puntuales.
Es recomendable que controles los tiempos o le solicites a un miembro del grupo que lleve el control de cada intervención.
3.- Demuestra que llevas la batuta
Comienza la reunión con una breve reseña de los puntos a tratar, los objetivos y de la metodología que se utilizará para las intervenciones.
4.- Aprende a controlar a los participantes a través de estos tips para dirigir una reunión de trabajo
Como líder de un equipo es fundamental que incentives la participación y escuches con atención cada intervención. De esta manera, crea un ambiente agradable, cómodo para el participante y generas confianza.
Para que la reunión sea efectiva y siga el esquema previo, debes evitar que algún participante monopolice un tema. Por otro lado, resume cada punto con frecuencia para que quede todo claro.
5.- Presta atención a todas las dudas o problemas
El espacio para despejar las dudas tiene que estar incluido en los tips para dirigir una reunión de trabajo. Antes de concluir la reunión deja espacio para que los asistentes expongan sus dudas y sugerencias. Lo ideal es que todo el equipo tenga la posibilidad de expresar su opinión y dar ideas para resolver las interrogantes.
La resolución de conflictos resulta más fácil cuando se trabaja en equipo y entre todos pueden llegar a una solución del problema.
6.- Finaliza la reunión con conclusiones de cada punto
Al finalizar la reunión revisa con el equipo cada temática y sintetiza lo acordado para su cumplimiento. Aprovecha cada punto para preguntar si existe alguna duda nuevamente.
7.- Comparte la información de la reunión
Otro aspecto concluyente que forma parte de los tips para dirigir una reunión de trabajo es la elaboración de notas durante la reunión y el envío de un resumen a cada participante.
¿Qué debe contener ese resumen?
Las medidas propuestas para alcanzar los objetivos, además de un plan de trabajo con la designación de la actividad que le corresponde a cada quien. De esta manera, se dará por concluido cada etapa que conforma una reunión efectiva.
Aprovechamos este artículo para recordarte que las puertas de El Trampolín están abiertas para ti. Si eres líder y te cuesta gestionar tu equipo o cualquier evento como este, pregunta por nuestros cursos o sesiones de coaching.
También puedes tomar el mando cuando sabes expresarte, dirigir y hablar. Queremos ayudarte de forma estratégica para que incentives tu desarrollo profesional.
