10 Consejos para pulir la gestión del tiempo y productividad en el trabajo
A menudo, hemos experimentado los problemas de la gestión del tiempo y productividad en el trabajo. Te levantas esperanzado y optimista: No sólo cumplirás con todos los plazos, sino que también irás al gimnasio y harás una comida casera saludable.
Pero entonces la vida se impone. Sales tarde, te encuentras con tráfico y llegas a tu mesa ya frustrado con el mundo. Cuando te sientas para terminar ese proyecto que llevas semanas posponiendo, te das cuenta de que tienes reuniones consecutivas hasta el mediodía y, sí, ya llegas tarde a la primera.
En eltrampolin.es, queremos brindarte las herramientas para que comiences a ser productivo no sólo en tu trabajo sino en todos los aspectos de tu vida, así que quédate con nosotros y disfruta este artículo.
Conoce la misión que cumple un Sober Coach
10 Consejos útiles para la gestión del tiempo y productividad
Hay varias formas de recuperar esas horas perdidas del día. Se trata de la gestión personal del tiempo: Gestiona tu tiempo en lugar de dejar que él te gestione a ti. Visualiza ahora mismo gestión del tiempo 10 consejos para empezar.
1. Averigua cómo estás empleando su tiempo actualmente
Si quieres optimizar tu gestión del tiempo personal, primero tienes que averiguar en qué inviertes el tiempo. Intenta registrar diligentemente tú tiempo durante una semana haciendo un seguimiento de tu gestión de tiempo actividades diarias. Esta auditoría te ayudará a:
- Determinar la cantidad de cosas que puedes realizar en un día.
- Identificar los tiempos muertos.
- Centrarte en las actividades que te proporcionen el mayor rendimiento.
A medida que realices esta auditoría del tiempo, quedará bastante claro qué parte de tu tiempo te dedicas a pensamientos, conversaciones y actividades improductivas.
Este ejercicio también puede ayudarte a determinar el momento del día en el que eres más productivo; de esta manera, sabrás cuándo trabajar en tus proyectos que requieren más concentración y creatividad.
2. Crea un horario diario y cúmplelo
Este paso es absolutamente crucial para aprender a gestionar el tiempo en el trabajo, ni siquiera intentes empezar el día sin una lista de tareas organizada. Antes de salir del trabajo, elabora una lista con las tareas más urgentes para el día siguiente.
Ponerlo todo por escrito evitará que te quedes despierto por la noche dando vueltas a las tareas que pasan por tu cerebro. En su lugar, tu subconsciente se pone a trabajar en tus planes mientras duermes, lo que significa que puedes despertarte por la mañana con nuevas ideas para la jornada laboral.
Si no puedes realizarlo el día anterior, escribe tu lista a primera hora de la mañana, por tratarse de gestión de tiempo agenda todo. Verás que el tiempo que dedicas a crear un plan claro no es nada comparado con el tiempo que perderás saltando entre tareas cuando no tienes ese plan.
10 Tips para mejorar tu oratoria en inglés: Olvídate de los miedos
3. Establece las prioridades de forma inteligente
A la hora de organizar tu lista de tareas, la priorización es la clave para una buena gestión del tiempo y productividad en el trabajo. Empieza por eliminar esas tareas que no ocupan el primer lugar. A continuación, identifica las tres o cuatro tareas más importantes y hazlas en primer lugar; así te asegurarás de terminar lo esencial.
Evalúa tu lista de tareas pendientes y asegúrate de que la has organizado en función de la importancia de una tarea y no de su urgencia. Las responsabilidades importantes favorecen la consecución de tus objetivos, mientras que las urgentes requieren una atención inmediata y están asociadas a la consecución de los objetivos de otra persona.
Tendemos a dejar que lo urgente domine cuando en realidad deberíamos centrarnos en las actividades que apoyan nuestros objetivos empresariales.
4. Agrupa las tareas similares
Ahorra tiempo y energía mental si intentas completar todo un tipo de tarea antes de pasar a la siguiente. Por ejemplo, crea espacios de tiempo separados para responder a los correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas, archivar, etc.
No respondas a los correos electrónicos ni a los mensajes a medida que los recibes, ya que eso es una distracción en toda regla. Apaga las notificaciones del teléfono y del correo electrónico para eliminar por completo la tentación de comprobarlo en un momento inoportuno.
Coaching de equipos: de trabajar en equipo a ser un equipo
5. Evita el impulso de la multitarea
Este es uno de los consejos más sencillos para la gestión del tiempo en el trabajo, aunque puede ser uno de los más difíciles de seguir. Concéntrate en la tarea que realizas en el momento y bloquea todas las distracciones.
Puede ser tentador realizar varias tareas a la vez, pero lo único que consigues es dispararte en el pie cuando lo intentas. Pierdes tiempo y disminuyes la productividad cuando pasas de una tarea a otra.
6. Asigna límites de tiempo a las tareas
Una parte de la creación de su horario debería incluir la fijación de límites de tiempo para las tareas en lugar de limitarse a trabajar hasta que estén terminadas. Las listas de tareas son estupendas y maravillosas, pero a veces puedes sentir que nunca tachas nada.
Si quieres establecer un ritmo de trabajo constante, la técnica Pomodoro te puede ayudar a ir tachando tu lista de tareas en trozos de 25 minutos, haciendo pequeños descansos entre cada uno de ellos y un descanso más largo después de completar cuatro.
Esta técnica equilibra un enfoque estrecho con descansos frecuentes, reduciendo la tensión mental y manteniendo la motivación. Existen sobre gestión de tiempo aplicaciones varias, principalmente que dominan esta técnica.
Lo que necesitas saber para aprender a hablar en público
7. Construir en los amortiguadores
Uno de los consejos más agradables para la gestión del tiempo y productividad en el trabajo: Haz que los descansos formen parte de tu horario. Cuando termines una tarea, date tiempo para respirar. Tómate mini descansos para recargarte, ya sea un pequeño paseo, una partida de ping pong, algo de meditación, etc.
8. Aprende a decir que no
Nunca aprenderás sobre gestión del tiempo en un proyecto o en el trabajo, si no aprendes a decir que no. Sólo tú sabes realmente para qué tienes tiempo, así que, si tienes que rechazar una petición para centrarte en tareas más importantes, no dudes en hacerlo.
Y si te encargas de un proyecto que obviamente no va a ninguna parte, no tengas miedo de dejarlo pasar. En lugar de realizar muchas tareas que aportan poco o ningún valor, realiza menos tareas que generen más valor.
9. Organízate
Para que la gestión del tiempo sea eficaz, este consejo debe figurar en tu lista de tareas pendientes. Si tienes montones de papeles esparcidos por toda tu mesa, encontrar el que realmente necesitas será como encontrar una aguja en un pajar.
Los pequeños detalles marcan una gran diferencia. Crea un sistema de archivo para los documentos. Desabona los correos electrónicos que ya no necesites. Piensa que sólo tienes que hacerlo una vez, pero obtienes los beneficios para siempre.
Autoestima ¿Cómo es que la formamos y cómo podemos mejorarla?
10. Elimina las distracciones
Las redes sociales, la navegación por Internet, los compañeros de trabajo, los mensajes de texto, la mensajería instantánea… las distracciones en el trabajo pueden ser ilimitadas. Una clave para la gestión del tiempo y productividad personal es ser proactivo a la hora de deshacerse de ellas.
Cierra la puerta para limitar las interrupciones. Cierra todas las pestañas excepto aquellas en las que estés trabajando. Desactiva las notificaciones de mensajería y deja las llamadas telefónicas personales para el almuerzo.
Fórmate con nosotros
El 55% del tiempo de trabajo de los trabajadores españoles es improductivo. La falta de conocimientos sobre la gestión del tiempo puede dar lugar a jornadas laborales prolongadas, lo que en última instancia genera estrés, y agotamiento para los trabajadores.
Desde El Trampolín, ofrecemos gestión del tiempo curso, diseñado para transformar a los empleados en equipos más felices: eficientes, positivos y productivos.
