La productividad tiene como base la gestión del tiempo

Muchas veces nos dicen que el tiempo se nos puede volver en contra y comenzamos a dudar sobre esta afirmación. Sin embargo, por más que lo intentemos no podemos devolvernos al pasado, por eso es importante la gestión del tiempo. Realizar las tareas según el plan que se tenga.

Cuando organizamos bien nuestro tiempo, el estrés también disminuye y afrontamos mejor las tareas diarias. Para darnos cuenta si manejamos correctamente nuestro tiempo sin sacrificar tanto la vida privada como la profesional, evalúa lo siguiente:

• ¿Cómo estás de tiempo?
• ¿Logras realizar sus metas diarias?
• ¿Cuántas responsabilidades diarias tienes?
• ¿Tienes tiempo libre?

Si todas tus respuestas son desfavorables necesitas organizar mejor tu tiempo para alcanzar las metas y contar con buena salud. Por eso, este post ofrece algunas recomendaciones que puedes implementar para organizar de forma adecuada tus actividades.

Tips para la gestión del tiempo

1) Evaluación:

Analiza cuántas horas inviertes en cada actividad, que aspectos interrumpen tu tiempo y si tú mismo saboteas el trabajo. Con esta evaluación de nuestro propio tiempo podemos redireccionar mejor nuestras tareas y tener una gestión eficaz.

Ocuparse en alguna actividad por horas no significa que seas más productivo. Considera que en la actualidad puedes tener muchas tareas por cumplir y plazos cortos para lograrlo, así que tienes que ser eficaz. Evalúa detenidamente en qué ocupas tu tiempo y la productividad que se obtiene como resultado.

2) Responsabilidad

Todos tenemos 24 horas y 365 días al año, lo único que nos diferencia es cómo invertimos nuestro tiempo. Hay aspectos en nuestro trabajo  donde podemos tener el control, como contestar las llamadas luego de que terminemos alguna actividad. La mayor parte del tiempo realizamos una tarea que se afecta por la interrupción de llamadas telefónicas. Evita las distracciones a menos que sea muy importante, entiende que todo debe tener su tiempo.

La responsabilidad más grande que puedas tener es comprometerte a cambiar y a desaprender conductas dañinas. Una vez que entiendas que debes aplicar nuevos esquemas en tu cotidianidad, te adaptas poco a poco al nuevo aprendizaje.

3) Identificación del problema

Al identificar el problema que complica contar con una excelente gestión del tiempo realiza los ajustes necesarios. Por lo menos en 3 meses trata de cambiar el factor problema por una solución e incorpórala a tu cotidianidad. Poco a poco verás mejoras y serás cada vez más productivo.

4) Establezca los objetivos

Antes de accionar un plan para una gestión de tiempo óptima, hay que tener claro los objetivos a lograr. Por cada objetivo identifica el tiempo con el que cuentas.

5) Lista de actividades

Lo primero que debes hacer todas las mañanas es enumerar tus actividades, esto te tomará 15 minuto. La lista ayuda a evaluar la cantidad de trabajo que se tiene y a determinar su prioridad. Para que cada día seas más productivo estipula plazos para las tareas cotidianas y marque aquellas actividades realizadas. Al final de día revise su agenda y tenga en cuenta los compromisos del día siguiente.

6) Tríadas del tiempo

En el coaching se emplea esta herramienta para manejar el tiempo de una mejor manera a través de una clasificación. Esto nos permite separar las tareas de acuerdo a su importancia, urgencia y circunstancias.

Las tareas importantes son todas aquellas necesarias para generar resultados a corto, mediano y a largo plazo. En cambio las urgentes, son actividades que se tienen que hacer en el instante y se finiquitan en el menor tiempo posible. A veces llegan actividades circunstanciales que hay que resolver, sin que sean urgentes o afecten algún proceso inmediatamente.

7) Compromiso

Ningún plan, estrategia y cronograma funciona si no tienes la disposición y la disciplina de cumplir con los horarios. Sin duda alguna, es muy importante seguir con el plan para mejorar nuestra gestión del tiempo. Dejar los trabajos para último momento de forma continua se debe evitar, hay que desaprender este estilo de conducta.

Para que puedas reajustar lo que haga falta, es necesario contar con un sistema de seguimiento. Esto nos permite evaluar la forma en la que invertimos nuestro tiempo y los resultados. Si los efectos son positivos seguimos con la misma estrategia, caso contrario nos toca reprogramar.

El compromiso implica enfocarse en la actividad a ejecutar. Las distracciones como redes sociales y las conversaciones en horas laborales nos roban el tiempo. Al distraernos nuestro cerebro tarde de 15 a 30 minutos nuevamente para concentrarse. Tienes que crear hábitos que fomenten la óptima gestión del tiempo, como por ejemplo, actividad que se inicia, se debe culminar primero.

8) Trabajar en equipo

Cuando trabajamos en equipo es más fácil desarrollar una actividad de forma más rápida en tiempo real. Si tienes un equipo a tu cargo, conoce cada individuo y sus capacidades, así tendrás el camino más fácil para delegar. El tiempo rinde más y las actividades se hacen más rápido cuando la empresa no está centralizada.

9) Organice su sitio de trabajo

El espacio que usas para laboral tiene que estar siempre ordenado para que no pierdas tiempo buscando alguna cosa que necesites. También es importante que dentro de tu sitio de trabajo tengas un lugar para pensar y tomar decisiones a solas.

En su agenda de trabajo deje espacios en blanco para que pueda realizar otras actividades productivas. También puede ocurrir que aparezcan actividades de emergencia o circunstanciales que tengas que responder, así es más fácil adaptarse a esos casos.

10) El descanso es necesario

Para tener una gestión del tiempo exitosa es necesario que tengamos un espacio para descansar. En los momentos que estamos cansados nuestro cerebro se vuelve más lento y perdemos más tiempo en una actividad. Así como hay que descansar, es necesario salir de la rutina, relajar nuestra mente en otras actividades es importante.

Cada uno de nosotros tiene unos horarios de mayor productividad. Piensa qué hora eres más productivo y cuál es esa actividad donde te desenvuelves mejor en un momento determinado.

Estos consejos intentan dilucidar la duda sobre cómo gestionar nuestro tiempo de la mejor manera. En caso que no puedas solo, pide ayuda a un coach de El Trampolín para que te ayude con la administración del tiempo.