Las videoconferencias en España crecen indiscutiblemente

Según los datos de la empresa Synergy Research en el primer trimestre de 2019, las videoconferencias en España crecieron un 10% mensual. En la actualidad, y más en el momento que nos ha tocado vivir la mayor parte de las empresas optan por esta herramienta.

El presidente de Microsoft 365, Jared Spataro, estima que el mundo cambió y no cree que se vuelva al sistema de trabajo antiguo. Estas son unas de las razones para que te conviertas en un buen comunicador y participante activo de las videoconferencias.

La mayoría de las veces cometes errores y ni te das cuenta. Sin embargo, esta práctica continúa impide una comunicación efectiva. Al no disponer de los recursos esenciales del contacto presencial como: dominar el espacio, el lenguaje corporal, el tono de voz, la mirada, entre otros; para algunas personas se hace muy complicado.

Estás a tiempo de cambiar esta postura negativa por una realidad que te lleve al éxito ¿Estás listo para manejar tus videoconferencias? Vale, ya es el momento que conozcas los errores más comunes que cometemos para minimizarlos y mejorar.

Errores en las videoconferencias

1.- Falta de preparación

Algunas personas creen que la videoconferencia es igual al contacto presencial. Sin embargo, una videoconferencia tiene sus propias normas y reglas. Y cuando te preparas para realizarlas definitivamente te cambia la vida.

Por otro lado, también hay participantes que creen que no pasa nada por realizar diferentes actividades mientras están en la videoconferencia. Esta actitud es letal para lograr los objetivos pautados, ya que mata la productividad y gana la distracción.

Otro punto esencial, es avisar con tiempo que se realizarán las reuniones laborales a través de este recurso tecnológico. Esto permite a los participantes estar preparados, ya sea para mostrar avances como para estar físicamente presentables.

2.- Limita las distracciones de tu entorno

Seguramente deseas que las personas se concentren en lo que estás diciendo. Por eso, es importante la elección del lugar donde realices las videoconferencias. Si al fondo se aprecia movimiento de personas o ajetreo fácilmente es un elemento de distracción.

Igualmente, un espacio lleno de ruido o incluso con eco se convertirá en una excelente herramienta de barrera comunicacional. En tal situación, es probable que los participantes pierdan hasta un 70% de la información dada por el moderador.

3.- Movimientos bruscos

Las videoconferencias especialmente para aquellas personas que están comenzando suelen tener un error frecuente, que es el movimiento brusco de la cámara. Esto produce que la imagen se vea borrosa, además de que logra distraer a los otros participantes.

Tu profesionalismo puede entrar en duda cuando eres de aquellas personas que no encuentra un lugar fijo para ubicar el dispositivo portátil. Ejemplo de ello, se puede apreciar en la imagen siguiente imagen.

 

Entonces, utilizas tu mano como base para sujetarlo, y es normal que comience a temblar. Por lo tanto, es un error que se comete con frecuencia de tener el dispositivo en la mano mientras estás en la videoconferencia, elige una superficie estable.

4.- Auriculares y micrófonos incorrectos

Otro error muy frecuente en las videoconferencias, es hacer uso del micrófono del ordenador.

Si tienes la posibilidad de contar con unos cascos o auriculares con micrófono te ayudarán a conseguir un sonido de mayor calidad. De esta manera, evitarás emitir demasiado distorsionado y de mala calidad. No olvides que si tu interlocutor no te escucha bien o no entiende perderá la atención.

5.- No hacer un mayor uso de la videoconferencia

Algunas personas prefieren viajar y desplazarse constantemente para fortalecer sus relaciones de negocio. Sin embargo, las videoconferencias de calidad puede evitar ese movimiento y facilitarte la vida.

Si ya empleaste la videoconferencia verás como es una excelente alternativa para realizar tus reuniones y no generar mayores gastos. En estos tiempos donde cada euro cuenta, la tecnología se puede convertir en buen aliado para abaratar los gastos.

6.- Problemas tecnológicos

Además del sonido, otro problema que se puede dar es la conectividad. Asegúrate que tu ordenador y la conexión a internet soporten los programas que vas a emplear para tu reunión. Toma en cuenta que el vídeo requiere mayor ancho de banda que el audio para que funcione de forma adecuada.

Para que la tecnología que tengas no te falle, lo ideal es que realices pruebas con anterioridad, examina la cámara, el audio, compartir pantalla… Así, podrás resolver cualquier posible eventualidad.

7.- La informalidad

En el caso de ser una videoconferencia de trabajo y estás en tu casa o en cualquier otro lugar, no deberías aparecer excesivamente informal. Es preferible que des una imagen cuidada y arreglado como si fueras a ir a trabajar. Para eso, también debes contar con un lugar tranquilo y pensado para tu reunión.

Y por supuesto, si tienes niños en la casa, dentro de lo posible intenta estar en un lugar apartado para que no se cuele posibles sonidos y ruidos en la videoconfencia.

8.- No seguir una agenda

La mayoría de las videoconferencias, al igual que una reunión presencial, deberían tener una agenda o los puntos clave a tratar. Si realizas la reunión sin tener claro lo que desean tratar y un protocolo de participación, seguramente no le sacarás tanto partido a ese encuentro.

Lo ideal será enfocarte en un objetivo en común, tener organizado el material que se va a emplear para mostrarlo en la presentación. Y de la misma manera, alguien debe dejar por escrito los resultados de la reunión.

Esta es nuestra recopilación de los 8 errores más frecuentes que puedes cometer. ¿Cuáles cometes tú? Sigue estos consejos para que te autoevalúes con la finalidad de evitarlos. Igualmente, si sientes que tienes problemas para expresarte en cámara o realizar una videoconferencia eficaz, consulta con nosotros, a través de nuestras Sesiones Individuales de Oratoria Online en El Trampolin te podemos ayudar no solo a corregir estos posibles fallos sino a que te conviertas en un gran comunicador.