Factores internos y externos que interfieren en la gestión de tiempo
Un día tiene 24 horas que no se podrán
recuperar ni retroceder cada minuto, así que no hay vuelta atrás. Nuestra gestión de tiempo se ve afectada cuando no logramos los resultados esperados por no saber administrar el desarrollo de cada tarea.
Para todos la cantidad de tiempo disponible es el mismo. Entonces, tenemos que formular la siguiente pregunta: ¿por qué para otros el tiempo es más fructífero?
Es posible que estas personas sepan identificar cuáles son esos factores que les impiden aprovechar su tiempo. Esto significa que estas personas saben emplear bien cada hora y además, no se dejan dispersar por los
ladrones del tiempo.
Diferentes estudios determinan que los ladrones del tiempo pueden robarnos entre
50% y 70% de horas efectivas de trabajo. A veces sentimos que trabajamos mucho, pero conseguimos muy poco. Es decir, empleamos más tiempo en una actividad cuando otras personas la realizan en menor tiempo posible. En tal sentido tenemos que
autoevaluarnos.
Identifica tus ladrones del tiempo
La gestión del tiempo se convierte en nuestro mejor aliado cuando identificamos cuáles son los factores que interrumpen el desarrollo correcto de cualquier actividad.
Factores externos
Algunos factores externos pueden generar que no seamos capaces de ejercer una buena gestión de tiempo. Tal vez algunos de estos elementos te logran distraer como:
Una llamada o un mensaje de voz que podemos realizar como emisores ayuda ahorrar tiempo. Sin embargo, también logra distraernos o interrumpir cuando atendemos una
llama muy larga. De igual forma, pasa con la mensajería y en especial con las redes sociales.
Si este es tu caso tienes que aprender a
desconectar el teléfono cuando sea necesario. Tener el móvil activo genera desconcentración y nos desliga de la actividad que ejecutamos en ese momento.
Mantener el correo abierto todo el día con
ventanas emergentes que nos avisan la llegada de nuevos mensajes, es un error que nos distrae constantemente. La tendencia es que paremos lo que estamos haciendo y procedamos a revisar el correo.
Desconecta la mensajería de correo de cualquier equipo electrónico para que no te distraigas. Es mejor que establezcas
horarios para chequear el correo y de una vez responder los mensajes. Te aconsejamos que no revises el correo más de tres veces al día especialmente cuando tienes múltiples ocupaciones.
Programa tus horarios para revisar los correos electrónicos. Para ello, puedes configurar el correo para que te avise los nuevos mensajes en un espacio determinado de tiempo. Así realizarás tus actividades de forma normal y tendrás una gestión de tiempo fructífera.
Cuando en nuestra agenda las reuniones son frecuentes, debemos planificar nuestro tiempo en función de ello. De nada te servirá asistir a una reunión sin el trabajo previo realizado o por lo menos adelantado.
Si eres el encargado de presidir la reunión trata de ser lo más conciso posible, según lo a merite el tema de la misma.
Valora el tiempo de los demás también. Igualmente, al tener un horario programado trata de respetarlo.
En el caso de ser asistente a la reunión, te recomendamos que organices adecuadamente tu agenda. Toma las previsiones ese día y si es posible adelanta las actividades que tienes programadas. La idea es que puedas participar sin ningún inconveniente.
La gestión de tiempo en una reunión de trabajo es fundamental para alcanzar el objetivo de la misma. Por otro lado, evita las interrupciones y la mala organización.
También es otro instrumento que nos puede entretener y sacar de la concentración que necesitamos en nuestra cotidianidad. Si tú eres del tipo de persona que se acostumbró a tener el televisor prendido la distracción será una constante.
Es preferible que pongas a grabar tu serie favorita a que estés trabajando mirando la televisión. Si eres un trabajador independiente tú sabrás administrar tu tiempo para terminar tu trabajo y luego ver tv.
Factores internos
La gestión de tiempo es afectada por la desorganización que podamos tener en nuestra cotidianidad. Cuando no sabes cuánto te demoras en hacer una tarea, tú día será menos productivo.
Al conocer cuánto tardas en desarrollar mejor una asignación tendrás una agenda más coordinada. Además, sentirás que con las 24 horas bastará para realizar todos tus pendientes.
Realizar varias tareas a la vez nos quita tiempo para aquellas que son imprescindibles. Evita pensar que eres un ordenador o una persona guay que puede con todo. Pregúntate: ¿qué es más importante? Al responder esa pregunta podrás clasificar mejor las actividades a realizar.
Esto es un elemento vital para tener eficiencia en la gestión del tiempo. Tienes que decidir entre estar centrado en aquella actividad que te roba minutos valiosos o la tarea que debes hacer. Esto depende exclusivamente de ti. Tú eres la única persona que puede controlar esta situación, aunque también podrías solicitar ayuda con un
terapeuta o un
coaching para que puedas dominar esta debilidad.
Para algunas personas resulta imposible mantener la concentración en alguna actividad, se distraen fácilmente, así que no te sientas mal si es tu caso. Por eso, cuando se te es imposible, solicita apoyo.
Al llegar a una reunión con impuntualidad, pierdes el hilo de la conversación, además afecta tu imagen. Igualmente, cuando entregas
trabajos a destiempo. A su vez esto puede producir hasta retraso en otras actividades.
Si eres este tipo de persona
pierdes tiempo en buscar constantemente la perfección. Nunca estás conforme con tu trabajo. Al dedicarle minutos a una tarea y finalizarla, es un error retroceder constantemente porque no estás conforme.
Combate los enemigos de la gestión de tiempo
Determina el tiempo que le debes dedicar a las diferentes tareas cotidianas. Esto es lo primero que debes realizar antes de comenzar a laborar. Si es necesario y estás en la línea de mando aprende a delegar.
También es importante que reconozcas cuáles son los factores que te quitan tiempo. De igual manera, aprovecha en poner en práctica algún método para combatirlo.
Si te cuesta por ti mismo cambiar los hábitos, te aconsejamos pedir ayuda. En
El Trampolín nuestras secciones de coaching te pueden facilitar y guiar para que alcances tus metas sin perder ni un minuto más.
