La videoconferencia online ha venido para quedarse

Hasta hace poco tiempo se concebía la utilidad de la videoconferencia online casi exclusivamente para reuniones de grandes empresas. Sin embargo, hoy en día este software, para llegar a una o varias personas de manera online, ya está al alcance de todos y tiene múltiples usos.

Actualmente el 40% de la masa laboral le saca provecho a esta herramienta. Un ejemplo de ello, es México aproximadamente el 60% de la población se conecta a esta vía de comunicación, al igual que China.

Sin lugar a duda esta tendencia marca la pauta de la importancia que tiene la videoconferencia online. A pesar de ello, existe un gran número de personas que no están acostumbradas a usarla. En ese caso surgen las siguientes dudas: ¿adónde tengo que mirar? ¿Cómo me puedo iluminar bien? Es normal que no sepas las reglas, aspectos técnicos y demás factores que harán que causes impacto.

Para tener una comunicación efectiva a través de esta vía, te proponemos que prestes atención a los consejos que El Trampolín trae para ti. Y si piensas que esta herramienta está lejana, siento decirte que es todo lo contrario, así que vamos a por ello.

Reglas propias de la videoconferencia online

La videoconferencia online no es una conversación vía telefónica ni una comunicación cara a cara. Por lo tanto, posee sus propias reglas, así que esta es tu oportunidad de aprenderlas.

1.- Revisar el micrófono:

La mayoría de los sistemas de videoconferencia te permiten verificar la configuración del sonido. Este procedimiento lo tienes que hacer antes de la reunión para solventar a tiempo cualquier inconveniente.

2.- Elije y prepara el espacio

Busca un lugar con buena iluminación para que todos los participantes te vean claramente. El ambiente que escojas debe ser lo más simple posible para que ninguno de los asistentes se distraigan. Sin embargo, hay excepciones, tal vez deseas mostrar en el fondo de tu espacio algún producto o premio que hayas recibido.

Por otro lado, busca un espacio donde reine el silencio. Es incomodo estar en una videoconferencia donde se escuche ruidos que interfieran en la comunicación.

3.- Cómo debe ser la iluminación

Al elegir el lugar, también cuenta la iluminación que se tenga. No es necesario poseer un equipo avanzado de producción para obtener una buena luz. Evita estar ante la cámara a contraluz, es decir, que la luz que entra por la ventana o la lámpara esté a tus espaldas. La idea es que los participantes puedan ver tu rostro.

De la misma manera, puedes hacer los ajustes a la cámara del dispositivo, con la finalidad de que te veas con mayor nitidez.

4.- Angulo y plano

La cámara debe captar desde la frente hasta los hombros. La ubicación de la misma debe estar ni muy arriba ni muy abajo, que sea proporcional al plano medio. Igualmente, considera que las tomas en un ángulo bajo no te benefician, por lo general suelen distraer a los participantes.

5.- Concéntrate, no pierdas la atención

Cuando vayas a tomar la palabra mira hacia la cámara, con una postura firme y erguida. Además, toma en cuenta que para los participantes resulta molesto ver que tus ojos se mueven de un lado a otro como si estuvieras buscando algo. Al mirar a la cámara creas la ilusión de que estás hablando cara a cara con los participantes. Evita hacer varias cosas a la vez mientras estás en la videoconferencia online.

Cuando haces varias cosas a la vez mientras participas en este tipo de conferencias demuestras que no tienes interés. Aunque seas de aquellas personas que tengan la capacidad de prestar atención mientras resuelven otras cosas. Sin embargo, no es bien visto por las demás personas, especialmente por los moderadores.

6.- Promueve la participación

Si eres el moderador no permitas que los participantes se aburran o no entiendan. Llama a los participantes por su nombre, formula preguntas y siempre mira a la cámara. De esta manera, los asistentes estarán atentos a la información.

7.- Cuida tu imagen

Es importante que te presentes con una indumentaria adecuada y pon atención a tu cabello. Evita vestir prendas con rayas para no distorsionar la imagen y no abuses de los brillos.

8.- Lenguaje verbal 

Así como debes tener una postura erguida ante la cámara y estar sentado de forma correcta. Tu lenguaje verbal lo debes cuidar cuando te expreses. Modula, habla de forma correcta y precisa. No grites pero tampoco susurres, busca un tono adecuado. Dato curioso: estudios científicos demuestran que no es conveniente hacer chistes en una videoconferencia online, ya que son 30% menos graciosas que en persona.

Elige el mejor sistema de videoconferencia online para ti

Es importante elegir cuál es la mejor herramienta que puedes utilizar como sistema para tu videoconferencia. Hay varios software gratuitos y pagos que te facilitan la vida. Aquí te nombramos rápidamente tres:

• Google Hangouts

Si ya posees una cuenta Gmail es probable que ya tengas esta opción. Además, te permite compartir las sesiones a través de Youtube, así aquellas personas que no pudieron participar pueden ver la conversación por esta red.

• ooVoo

Al realizar una videoconferencia online, millones de usuarios prefieren esta aplicación. Al igual que la anterior, funciona tanto para Android, iOS, Windows y Mac. Esta herramienta te ayuda a conectarte hasta con 8 personas al mismo tiempo.

Posee una gran estabilidad de imagen y de audio. También tiene una interfaz fácil de usar.

• Zoom Meeting

Esta es una herramienta de preferencia para las grandes empresas y emprendedores que deseen conectarse hasta con mil personas. Cuando te registras, te ofrecen una prueba gratuita para que evalúes su funcionamiento. Igualmente, puedes usar diferentes opciones de visualización como dividir la pantalla para que puedan entender por medio de una presentación lo que estás explicando.

• Skype

Es el sistema más usado en España. Las videollamadas entre dos personas son gratuitas. Sin embargo, las videoconferencias grupales para que se puedan realizar, uno de los integrantes debe poseer cuenta Premium. Es fácil de usar y posee las herramientas necesarias para compartir archivos y realizar ajustes técnicos de sonido.

Las grandes ventajas de las videoconferencias

Uno de los principales beneficios es reducir los costes o el impacto que tiene preparar una reunión presencial. En el caso de que tengas que alquilar un espacio y demás recursos logísticos, este tipo de escenario subirá tu presupuesto.

Otra gran ventaja es el gran ahorro de tiempo que pueden suponer, evitas desplazamientos, atascos y ganas incluso en inmediatez para organizar cualquier tipo de reunión.

También te permite intercambiar contenido como gráficos, videos o cualquier documento al mientras expones. Además, que la mayoría de los programas destinados para ello, te permiten grabar para que posteriormente lo difundas en las diferentes plataformas que existen.

Según un estudio de la consultora Frost & Sullivanve, el 61% de las empresas en todo el mundo ya manejan la videoconferencia online como parte de su método de trabajo. En países Latinoamericanos como Colombia, 122 mil personas se manejan a través del teletrabajo.

Entre la población joven activa laboralmente, un 87% considera que es una forma rápida y eficaz para comunicarse con clientes, aliados, entre otros públicos objetivos.

Por otro lado, si estás iniciando un emprendimiento tal vez no cuentas con suficiente dinero para invertirlo en una conferencia. Así que podrás empezar a difundir tu proyecto a través de videoconferencias online y con el tiempo, hacerlo de forma presencial.

Otro beneficio es que te vuelves más competitivo en el mercado y le ofreces a tu público mayor comodidad.

Ahora que ya conoces sus beneficios ¿Dónde puedes aprender a dominar la videoconferencia online?

En El Trampolín contamos con un equipo profesional que se adapta a las nuevas tecnologías, sin dejar de lado su conocimiento y experiencia en la comunicación. De nada te sirve tener un buen recurso o sistema tecnológico cuando eres incapaz de comunicar de forma efectiva.